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    rôle de la gec
    Avis d’experts
    Fahène Nouicer Cheffe de projet marketing digital

    Gestion Electronique de Courrier (GEC) : découvrez son rôle

    Aujourd’hui, la dématérialisation du courrier est un véritable enjeu pour les entreprises.

    82% des entreprises estiment que la gestion de leur courrier est importante dans leur fonctionnement et seulement 5% des entreprises ont mis en place une Gestion Électronique du Courrier (GEC).

    Mais qu’est-ce que la Gestion Electronique de Courrier ?

    La GEC, ou gestion électronique de courrier est une solution permettant de traiter et gérer les flux de courriers hybrides (papier et/ ou numérique), qu’ils soient entrants et/ou sortants.

    Peu importe les licences (propriétaire ou open source) sous lesquelles ces solutions sont déployées, elles sont dotées avant tout de fonctionnalités toutes aussi indispensables les unes que les autres.

    Comment fonctionne la GEC ?

    Outre sa capacité première qui est d’envoyer des courriers, la Gestion Electronique de Courrier facilite leur processus de traitement :

    1. Centralisation: les courriers sont indexés dès leur capture dans l’outil (mail, numérisation, fax, appel téléphonique, formulaire web, etc.) ;
    2. Qualification: une fois ces courriers indexés, ils sont attribués aux services concernés, annotés, renseignés d’éléments essentiels (délais de traitement, priorité/urgence, typage, etc.). A noter qu’il est possible de copier/coller un plan de classement déjà existant ;
    3. Circulation: à cette étape, le courrier est distribué dans les services pour traitement, les privilèges liés aux documents sont octroyés, les annotations et les notifications sont ici accessibles pour une relance et des apports de précisions ;
    4. Traitement: le courrier passe en phase de traitement, les modèles de réponses personnalisées (mis à la charte de l’entreprise) et leurs champs contextuels associés facilitent l’écriture d’une réponse, visa et signature deviennent faciles et accessibles (également via le parapheur électronique) ;
    5. Exploitation de la base documentaire: cette exploitation se fait au travers de la recherche (plein texte, multicritère ou bien les deux). Il est aussi possible de gérer la confidentialité, ou bien la pérennisation des courriers (notamment via un transfert rendu possible par le SEDA).

    Quels sont ses bénéfices de la GEC au sein d’une organisation ?

    Cet outil, totalement paramétrable selon l’organisation, le secteur et le métier, permet un gain de temps considérable.

    En effet, l’utilisation d’une GEC dans une entreprise (PME par exemple) réduit le traitement des tâches chronophages et sans valeur ajoutée : 20%* de temps gagné en gestion administrative (*source Serda-Archimag).

    Quels logiciels ?

    Sur le marché, plusieurs logiciels de GEC sont disponibles, aussi bien sous licence propriétaire que sous licence libre GNU/GPLv3 (libre et open source).

    C’est dans la deuxième catégorie que se positionne depuis plus de 15 ans, la solution logicielle de Maarch.

    Maarch – Société éditrice de logiciels du groupe Xelians : experte dans le développement de solutions métier d’archivage et de gestion du courrier

    Société éditrice de logiciels du groupe Xelians, Maarch, au service de la dématérialisation des organisations, est aujourd’hui experte dans le développement de solutions métier d’archivage et de gestion du courrier.

    C’est grâce à la proximité avec ses clients utilisateurs que Maarch maîtrise les usages actuels et passés et à la capacité d’innover pour les usages futurs.

    Maarch co-construit donc en étroite collaboration avec ses clients, le logiciel dont ils ont besoin pour un meilleur accompagnement dans la réalisation de leur tâche quotidienne. Cette démarche facilite le développement de fonctionnalités toujours plus proches des usages métiers  et permet à Maarch de se positionner comme un des référents dans l’édition de logiciel de gestion électronique de courrier.

    Jean-Louis Ercolani, directeur général de Maarch (de Xelians) prend la parole et explique au travers du magazine Archimag  (« A chacun sa gestion électronique du courrier », numéro 332)

    « Cela nous permet de répondre à de plus petites organisations — à partir de 2 000 utilisateurs — qui ne disposent pas forcément de leurs propres salles serveur ou des compétences requises pour l’administration de solutions de ce type », explique-t-il. « Et de leur offrir des solutions qui facilitent grandement toutes les tâches liées à la gestion du courrier ». Pour cela, la nouvelle version (20,03) de cette solution open source est dotée de services d’édition en ligne (OnlyOffice) et de partage sécurisé de courriers avec d’autre utilisateurs de Maarch Courrier (Maarch to Maarch). Il est en outre possible pour les utilisateurs de visualiser « les derniers événements liés à un courrier » ou bien de sauvegarder des jeux de données « réutilisables ». Avec à la clé la possibilité d’améliorer la qualité des courriers envoyés. »

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