Métiers du droit : optimisez votre activité juridique grâce à l’archivage physique
Pour les métiers du Droit, la gestion de l’archivage des actes, procès-verbaux, constats, minutes papier… est contraignante.
Avocats, notaires, huissiers, doivent respecter les obligations légales et réglementaires liées à leur profession en matière d’archivage ainsi que des durées de conservation des documents très longues entre 10 et 75 ans. Ils sont aussi tenus de garantir la sécurité, la disponibilité et l’intégrité de leurs archives.
Repenser l’archivage physique
Les cabinets d’avocats et les offices notariaux traitent encore des volumes importants de documents au format papier, qui ne sont pas toujours conservés dans des conditions optimales, notamment pour prévenir un sinistre comme une inondation ou un incendie.
Ce sont aussi des dizaines de m2 qui sont dédiés exclusivement aux archives alors qu’ils pourraient être utilisés à meilleur escient.
En outre, le RGPD impose des mesures de sécurité supplémentaires contre les risques de vol ou de divulgation non autorisée.
Gérer en toute autonomie ses archives physiques
Xelians propose plusieurs prestations d’archivage :
- Externalisation des archives sur un site de conservation
- Demande de consultation
- Remise en archive
- Achat de fournitures complémentaires
Conserver ses archives physiques sur des sites hautement sécurisés
Xelians détient 35 sites de conservation hautement sécurisés et répartis dans toute la France.
Ils sont dotés de :
- Un système de détection et protection incendie
- Un contrôle d’accès
- Des alarmes anti-intrusion
- Un système de protection contre toutes autres nuisances (lumière, humidité, parasites, écarts de températures, etc…)
Le groupe dispose également de toutes les certifications nécessaires :
- NF 342 et NF Z 40-350 sur ses prestations d’archivage et de gestion externalisées de documents,
- ISO 9001 pour le système de management de l’ensemble des activités de Xelians,
- ISO 27001 pour les systèmes de management de la sécurité de l’information.
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