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    Les enjeux de la transformation digitale au sein des entreprises

    La dématérialisation consiste à produire un document numérique par le biais d’un système d’information.

    En d’autres termes, ce procédé se situe au cœur de la transformation numérique des entreprises et des administrations: Cela implique de réorganiser en profondeur le processus de traitement des flux de documents (tâches à réaliser, intervenants, outils mis en œuvre, procédures…).

    Découvrez les enjeux de cette transition numérique et les bénéfices qu’ils peuvent apporter aux administrations publiques…

    Le marché de la démat en quelques chiffres !

    • Le marché de la dématérialisation a généré 2,4 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2019, soit une croissance de 6,6% vs 2018.
    • 72% des dirigeants constatent la croissance exponentielle des informations et documents gérés en interne
    • 96% des entreprises considèrent la transition numérique comme cruciale voire critique
    • 100% des démarches administratives seront dématérialisées d’ici 2022

    Un marché très dynamique et boosté par les réglementations de l’Etat…

    Une réglementation au service de la transformation digitale des entreprises

    Le contexte réglementaire encourage fortement la gestion numérique des processus documentaires. De plus, l’essor de la démat est porté par les innovations constantes du modèle SaaS.

     

    • La Démat des factures: L’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 et l’article n° 222 de la loi Macron du 6 août 2015 relatives au développement de la facturation électronique stipule qu’en 2020, toutes les entreprises du secteur privé et public devront être en capacité de recevoir et d’émettre des factures au format électronique.

     

    • La Démat des bulletins de paie: Le décret n° 2016-1762 de la loi du 8 août 2016 de la loi Travail permet à l’employeur de dématérialiser les bulletins de paie de ses salariés. Ces fiches de paie doivent également être accessibles depuis le coffre-fort numérique de chaque employé.

     

    • La Démat des contrats: Depuis 2000, la loi n°200-230 et son décret d’application n°2001-272 (2001) accordent aux contrats électroniques la même valeur juridique que leur équivalent papier. mais il est nécessaire d’authentifier clairement les signataires du contrat et de garantir l’intégrité du document.

    Ces lois assurent la sécurité juridique de tous les documents dématérialisés en termes de traçabilité et d’intégrité.

     

    En outre, depuis 1998, les pouvoirs publics ont élaboré plusieurs programmes en vue de développer l’administration électronique (e-administration). Cette initiative a débuté avec la mise en place du Programme d’Action Gouvernemental pour la Société de l’Information (PAGSI) ayant permis l’adoption de programmes pluriannuels de modernisation (PPM) et également la création du portail de l’administration: service-public.fr

    La dématérialisation, pierre angulaire de la GED

    Lorsqu’un document est dématérialisé, il devient important de l’organiser et de le classer afin de faciliter sa gestion quotidienne.

    Transformation digitale

    En effet, la gestion électronique des documents (GED) prend en compte 6 phases dans la gestion des documents numériques :

    • Création (en fonction des droits d’approbation)
    • Archivage et Stockage
    • Classement
    • Indexation
    • Recherche et Restitution
    • Contrôle (droits d’accès, verrouillages)

    Bien qu’indispensables dans la mise en place d’un projet de GED, ces étapes doivent être accompagnées par la réalisation d’une véritable méthodologie de travail permettant de tirer le meilleur parti d’une solution de GED.

    De la GED à l’archivage électronique…

    La Gestion électronique des documents (GED) et le Système d’archivage électronique (SAE) sont souvent confondus, mais en réalité, ces deux outils fonctionnent de manière complémentaire !

    En effet, la GED permet de classer les documents dématérialisés et joue un rôle de producteur d’archives numériques. Quant au SAE, ce système permet de conserver les documents et les archiver en préservant leur valeur juridique.

    A ce titre, il faut bien s’assurer de disposer d’un SAE certifié NF461 (NF 42-013 et ISO 14641) permettant de garantir l’intégrité des documents et de définir leur force probatoire.

    La dématérialisation est donc devenue indispensable de nos jours et sa maîtrise au travers d’outils de gestion et d’archivage également.

    L’objectif annoncé par le Gouvernement au sein du secteur public est la dématérialisation de 100% des démarches administratives d’ici 2022. Alors, à vous de jouer !

    Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place d’un projet de dématérialisation au sein de votre administration ? Contactez-nous !

     

     

     

     

     

     

     

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