Les enjeux de la transformation digitale au sein des entreprises
La dématérialisation consiste à produire un document numérique par le biais d’un système d’information.
En d’autres termes, ce procédé se situe au cœur de la transformation numérique des entreprises et des administrations : Cela implique de réorganiser en profondeur le processus de traitement des flux de documents (tâches à réaliser, intervenants, outils mis en œuvre, procédures…).
Découvrez les enjeux de cette transition numérique et les bénéfices qu’ils peuvent apporter.
UNE RÉGLEMENTATION AU SERVICE DE LA TRANSFORMATION DIGITALE DES ENTREPRISES
L’essor de la dématérialisation est porté par les innovations constantes du modèle SaaS mais également par de nouvelles réglementations.
Plusieurs réformes incitent fortement les entreprises à digitaliser leurs processus documentaires comme :
La dématérialisation des factures : Le projet loi de finance pour 2024, prévoit un passage obligatoire à la facturation électronique pour toutes les entreprises. Selon leur taille, elles devront être en mesure de répondre à cette réforme au plus tôt en 2024 et au plus tard en 2026.
La dématérialisation des bulletins de paie : Le décret n° 2016-1762 de la loi du 8 août 2016 de la loi Travail permet à l’employeur de dématérialiser les bulletins de paie de ses salariés. Ces fiches de paie doivent également être accessibles depuis le coffre-fort numérique de chaque employé.
La dématérialisation des contrats : Depuis 2000, la loi n°200-230 et son décret d’application n°2001-272 (2001) accordent aux contrats électroniques la même valeur juridique que leur équivalent papier. Pour être valable, il est nécessaire d’être en capacité d’authentifier clairement les signataires du contrat et de garantir l’intégrité du document.
La réglementation eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Services): Vise à promouvoir les services de confiance relatifs à l’identité numérique, notamment en encadrant l’utilisation de la signature électronique.
Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 : Cadre la notion de copie fiable. La copie numérique d’un document papier est ainsi présumée fiable, sous réserve que tous les moyens adaptés soient employés pour sa création et sa conservation.
Le RGDP (Règlement Général sur la Protection des Données) : Cadre le suivi, la sécurité et la traçabilité des données clients. Les entreprises sont les garantes des données de leurs propres clients.
Ces lois assurent la sécurité juridique de tous les documents dématérialisés en termes de traçabilité et d’intégrité.
En outre, depuis 1998, les pouvoirs publics ont élaboré plusieurs programmes en vue de développer l’administration électronique (e-administration). Cette initiative a débuté avec la mise en place du Programme d’Action Gouvernemental pour la Société de l’Information (PAGSI) ayant permis l’adoption de programmes pluriannuels de modernisation (PPM) et également la création du portail de l’administration : service-public.fr
LA DÉMATÉRIALISATION, PIERRE ANGULAIRE DE LA GED
Lorsqu’un document est dématérialisé, il devient important de l’organiser et de le classer afin de faciliter sa gestion quotidienne.
En effet, la gestion électronique des documents (GED) prend en compte 6 phases dans la gestion des documents numériques :
- Création (en fonction des droits d’approbation)
- Archivage et Stockage
- Classement
- Indexation
- Recherche et Restitution
- Contrôle (droits d’accès, verrouillages)
Bien qu’indispensables dans la mise en place d’un projet de GED, ces étapes doivent être accompagnées par la réalisation d’une véritable méthodologie de travail permettant de tirer le meilleur parti d’une solution de GED.
DE LA GED À L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE
La Gestion électronique des documents (GED) et le Système d’archivage électronique (SAE) sont souvent confondus, mais en réalité, ces deux outils fonctionnent de manière complémentaire !
En effet, la GED permet de classer les documents dématérialisés et joue un rôle de producteur d’archives numériques. Quant au SAE, ce système permet de conserver les documents et les archiver en préservant leur valeur juridique.
A ce titre, il faut bien s’assurer de disposer d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) certifié NF461 (NF 42-013 et ISO 14641) permettant de garantir l’intégrité des documents et de définir leur force probatoire.
La dématérialisation est donc devenue indispensable de nos jours et sa maîtrise au travers d’outils de gestion et d’archivage également.
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