Pourquoi digitaliser les archives papier des offices notariaux ?
Au sein des offices notariales, les archives occupent physiquement une place importante. Des centaines de milliers de pages doivent y être conservées à long terme et celles-ci ne peuvent se trouver qu’à un seul endroit à la fois. Il est donc difficile pour les notaires d’accéder aux archives papier en dehors de l’office.
Les notaires mesurent donc encore plus aujourd’hui l’importance de produire des actes notariés digitalisés mais également de numériser leurs archives.
La dématérialisation des actes notariés
Les notaires pensent que le numérique améliore la productivité des études. C’est pourquoi, la digitalisation a pris une place prépondérante dans le notariat, avec un tournant majeur opéré par l’Acte Authentique Electronique (AAE).
L’AEE permet de réduire l’usage du support papier, et de limiter les déplacements des clients et des notaires.
Aujourd’hui, la plupart des offices notariales sont équipés du matériel et des applications permettant de dresser et recevoir un acte au format numérique. Cette dématérialisation des actes notariés simplifie au quotidien les tâches pour l’ensemble des collaborateurs.
Des possibilités de gestion des AAE s’offrent à eux, telles que :
- L’indexation et l’intégration des Actes Authentiques Electroniques (AAE) « passés » et au fil de leur production
- L’enrichissement de la base de données avec les AAE pour disposer d’un espace de recherche unique et complet que les notaires organisent et font évoluer comme ils le souhaitent.
Conservation des actes notariés : ce que dit la législation
La durée légale de conservation des minutes et des répertoires au sein de l’office notariale est de 75 ans, depuis le 15 juillet 2008 (loi n° 2008-696).
Seuls les signataires de l’acte, leurs héritiers et leurs ayant droit peuvent accéder aux archives. Passé ce délai, ils sont conservés aux archives nationales.
Qu’attendre de la digitalisation des archives papier ?
Réduire les archives papier permet avant tout de disposer de plus d’espace dans l’office notarial. Rechercher une archive au format numérique est aussi beaucoup moins fastidieux.
Bien classée et bien indexée, une archive numérique est retrouvée instantanément. La digitalisation limite également la circulation des documents papier confidentiels ou sensibles.
En outre, la sécurité des archives papiers est plus difficiles à garantir en cas de sinistres, tels qu’un incendie ou une inondation.
Faut-il disposer d’un minutier électronique dans son office notarial ?
Si les Actes Authentiques Electroniques (AAE) sont conservés, depuis 2008, dans un minutier central électronique sécurisé. Les actes authentiques antérieurs sont bien souvent archivés uniquement au format papier.
Pour faciliter leur conservation, les notaires peuvent disposer d’un espace de stockage dédié dans leur étude, grâce au minutier électronique.
En centralisant l’ensemble des archives dans un minutier électronique, celles-ci deviennent facilement accessibles et disponibles à distance pour tous les collaborateurs.
Les archives au format numérique sont ainsi conservées dans une base hébergée localement à l’Etude (dont les notaires sont propriétaires) et accessible à tous les collaborateurs.
Les atouts du minutier électronique dans l’office notarial :
Retrouvez rapidement vos archives ;
- Sécurisez et restez propriétaire de vos fonds documentaires hébergés sur un support informatique indépendant au sein de l’étude
- Favorisez le travail collaboratif au sein de votre étude
- Gagnez en efficacité en simplifiant vos recherches sur une base documentaire dédiée
Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution complète dédiée aux notaires ? N’hésitez pas à contacter nos équipes d’experts.