Externalisation complète des archives physiques, libérant des surfaces utiles
Externalisation des archives physiques
Optimisation des archives physiques face à une croissance documentaire
BIC, acteur mondialement reconnu pour ses produits de papeterie, briquets et rasoirs, gère un volume important de documents papier liés à sa production, à sa conformité réglementaire et à sa gestion administrative.
Dans une logique d’optimisation des coûts et de sécurisation de ses archives, BIC souhaitait externaliser l’ensemble de ses fonds documentaires.
Enjeux du projet : rationaliser, sécuriser et fiabiliser la gestion documentaire sur le long terme
Avant le projet, la gestion documentaire était partiellement internalisée, répartie entre différents sites, notamment le siège situé à Clichy.
L’accumulation des documents papier, l’hétérogénéité des pratiques de classement et l’absence d’un référentiel unique rendaient la recherche d’information chronophage et peu fiable. Le besoin d’un partenaire spécialisé s’est rapidement imposé.
Les objectifs stratégiques du projet pour BIC étaient clairs :
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La proposition Xelians : processus d'externalisation des archives physiques et de numérisation
Archivage physique
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- Collecte et transfert sécurisés des archives vers l’un de nos centres de conservation certifiés, en conformité avec les normes de sûreté, de confidentialité et de traçabilité
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- Création de zones cloisonnées et hautement sécurisées spécifiquement dédiées à l’hébergement des fonds sensibles du Groupe
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Prestation archivistique
- Mise en place d’un atelier AT in situ dans les locaux de BIC pour un traitement documentaire adapté aux spécificités internes et aux enjeux patrimoniaux
Numérisation
- Numérisation de dossiers, facilitant l’accès aux contenus tout en garantissant leur conservation dans le temps
- Indexation fine des documents dans notre système de gestion des archives, permettant un repérage rapide, une traçabilité complète et un accès contrôlé aux fonds documentaires.
- Mise à disposition d’un portail de consultation, pour réaliser les demandes de recherches, consultations ou restitutions par les équipes BIC, avec une traçabilité des opérations en temps réel.
Résultats du projet : des archives maîtrisées, un patrimoine optimisé
Gain d’espace
Documents protégés
Conservation sécurisée des fonds sensibles dans des zones conformes aux standards les plus exigeants
Patrimoine valorisé
Préservation et mise en valeur des archives historiques du Groupe
Consultation facilité
Accès centralisé aux documents via un portail unique, avec gestion fluide des demandes de recherches et de restitutions
Processus professionnalisés
Structuration rigoureuse de la chaîne documentaire, depuis la prise en charge physique jusqu’à l’exploitation numérique
Le projet en chiffres
8
Km d’archives
7000
Dossiers
3
Zones cloisonnées
