Les documents sensibles : petits volumes, gros enjeux

Toute entreprise conserve des documents sensibles, c’est-à-dire dont la diffusion ou la perte lui serait grandement dommageable.

Un tel risque ne doit pas être sous-estimé… Le contenu de certains documents peut avoir une telle importance stratégique pour une entreprise qu’il est essentiel que leur diffusion soit strictement contrôlée, ou qu’ils soient protégés d’une perte ou dégradation accidentelle.

Une copie exécutoire, par exemple, est difficilement reconstituable, tandis que la diffusion inopinée du contenu d’un brevet sur une molécule anéantira des années de travail.

Pourtant les entreprises et leurs collaborateurs méconnaissent ou sous-estiment le risque lié aux documents qui composent leurs actifs et qui peuvent avoir une forte valeur juridique ou économique.

Aussi, ce n’est souvent qu’après la diffusion involontaire d’informations confidentielles ou la perte irrémédiable d’un document clé, que la prise de conscience se fait. Une situation d’autant plus dommageable que ces risques ne sont pas toujours couverts par les assurances.

Toutefois, si le risque zéro n’existe pas, il est toutefois possible de le réduire en effectuant un travail de sensibilisation auprès de ses collaborateurs et en recourant à une méthodologie basée sur les principes du Records Management.

Les différentes catégories de documents sensibles et les risques associés

Les documents confidentiels

Quelques exemples :

• Dossiers RH
• Dossiers médicaux
• Accord sur la rémunération d’un dirigeant
• Documentation sur une opération de fusion/acquisition à venir…

Quels sont les risques encourus ?
Vol ou diffusion involontaire d’informations entraînant une atteinte à la vie privée ou la confidentialité

Comment réduire le risque ?
Sécuriser l’accès aux documents et à l’information contenue

Les documents à forte valeur économique

Quelques exemples :

• Contrats
• Brevets
• Copie exécutoire
• Dossiers d’autorisation de mise sur le marché
• Résultats de la R&D pour un laboratoire pharmaceutique
• Rapports de forage pour un groupe pétrolier

Quels sont les risques encourus ?
Vol ou diffusion involontaire d’informations provoquant une perte financière ou un manque à gagner pour l’entreprise

Comment réduire le risque ?
Sécuriser l’accès aux documents et à l’information contenue

Les documents patrimoniaux

Quelques exemples :

• Documents originaux touchant à la création de l’entreprise
• Collection complète des publications d’un journal depuis sa création

Quels sont les risques encourus ?
Perte irrémédiable des informations portant atteinte à l’identité de l’entreprise

Comment réduire le risque ?
Numériser les documents et/ou les stocker dans des conditions de conservation adaptées

Documents sensibles : quel volume ?

Les documents sensibles représentent de 1 à 3 % de l’ensemble des documents d’une entreprise, soit l’équivalent de 2 armoires en moyenne pour 1 000 collaborateurs

La méthodologie de réduction des risques selon le records management

• Déterminer les critères de criticité propres à l’entreprise en enquêtant auprès des responsables métiers et en analysant l’activité et le contexte concurrentiel de l’entreprise
• Recenser l’ensemble des documents de l’entreprise répondant à ces critères de criticité et les classer selon différentes typologies : documents confidentiels, juridiques, financiers, historiques…
• Mettre en place des dispositifs de sécurité adaptés pour chaque typologie de documents : stockage dans un espace sécurisé, bonnes pratiques en matière de partage et de stockage des documents…
• Mettre à jour régulièrement les critères de criticité et les dispositifs de sécurité, si besoin en faisant appel à l’avis extérieur d’un Risk Analyst ou d’un Records Manager

Les règles d’or d’une bonne gestion des informations sensibles

1. Anticipez le risque lié aux documents sensibles : N’attendez pas la diffusion non contrôlée d’informations stratégiques pour identifier et sécuriser vos archives sensibles
2. Sensibilisez vos collaborateurs à la criticité de l’information : Ils n’ont pas toujours conscience que les données qu’ils manipulent présentent un caractère sensible
3. Mettez en place des solutions sur-mesure : Les risques encourus et donc les documents à protéger diffèrent en fonction de l’activité de votre entreprise, de son environnement, voire de son exposition médiatique.
4. Donnez-vous les moyens de réduire vos risques : Les documents sensibles ne représentent qu’un faible volume de l’ensemble de vos archives. Leur sécurisation, qui peut être externalisée, ne génère donc qu’un coût réduit, surtout au regard des enjeux.

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