Réduction significative des délais de traitement des factures, grâce à l’automatisation des circuits de validation
Dématérialisation des processus métier liés à la gestion documentaire
Contexte : engager une démarche de transformation digitale en commençant par la gestion des factures
En tant qu’acteur central du monde hippique, France Galop gère un écosystème administratif dense, impliquant de multiples partenaires, prestataires et services internes. Parmi les processus clés, le traitement des factures fournisseurs représentait une charge importante, mobilisant des ressources sur des tâches manuelles à faible valeur ajoutée.
L’absence d’un outil dédié ralentissait les délais de validation, rendait difficile la traçabilité des documents et complexifiait le partage d’informations entre les services.
Dans ce contexte, France Galop a engagé une démarche de dématérialisation ciblée, avec pour priorité la modernisation du circuit de traitement des factures.
Enjeux : améliorer les processus internes et gagner en productivité
La dématérialisation engagée par France Galop visait à répondre à des problématiques opérationnelles bien identifiées, freinant la performance des équipes et la fluidité des processus internes :
Réduire les délais de traitement des factures
En éliminant les manipulations papier et les circuits de validation manuels.
Supprimer les contraintes
Liées au transport, au classement et au partage de la production documentaire générée par l’activité des courses.
Assurer une traçabilité complète et sécurisée
De l’ensemble des flux documentaires, du traitement jusqu’à l’archivage.
Centraliser l’information documentaire
Pour permettre un accès instantané entre les différents services et partenaires.
Proposer une solution collaborative et mobile
Adaptée aux usages métiers et aux contraintes de réactivité de l’organisation.
La proposition de Xelians : intégration de la GED DocuWare
Pour répondre aux enjeux de performance et de maîtrise des processus, les équipes Xelians ont déployé la solution de Gestion Électronique de Documents DocuWare, reconnue pour sa robustesse et sa flexibilité. Le projet a été mené en étroite collaboration avec les services de France Galop, selon une méthodologie éprouvée :
- Modélisation des circuits de validation des factures, intégrant les règles métiers spécifiques à l’organisation.
- Paramétrage de la solution DocuWare pour automatiser la capture, l’indexation, le classement et le stockage sécurisé des documents.
- Mise en place de workflows de validation électronique, avec notifications, relances automatiques et gestion des droits utilisateurs.
- Interconnexion avec les outils comptables de France Galop pour garantir la continuité et la cohérence des processus de gestion.
- Formation des utilisateurs et accompagnement au changement, assurant une prise en main fluide et une montée en compétence rapide des équipes.
Les bénéfices
Gain temps
Qualité
Amélioration de la fiabilité des données, avec un classement structuré et une recherche documentaire facilitée.
Accessibilité
Accès en temps réel aux documents, depuis n’importe quel poste ou service habilité.
Conformité
Suppression des échanges papier, contribuant à une gestion plus durable et conforme aux exigences réglementaires.
Le projet en chiffres
150
Utilisateurs de la solution
4
Armoires électronique développées
7
Mois de projet
