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Success Story
France Galop, la dématérialisation des processus métier Xelians
Dématérialisation des processus métier liés à la gestion documentaire

L’essentiel

  • Société : France Galop
  • Secteur : Association

à retenir :

  • 500 collaborateurs
  • 6 hippodromes
  • Co-détient le PMU

France Galop

Qui est France Galop ?

France Galop est une association à but non lucratif qui organise et contrôle la filière des courses de galop en France. Elle organise de prestigieuses compétitions à rayonnement international comme la Qatar Prix de l’Arc de Triomphe, le Prix de Diane Longines, le Grand Steeple-Chase de Paris, etc.

Les enjeux

Les équipes de France Galop faisaient face à de multiples problématiques liées à la dématérialisation de leurs processus métier autour de la gestion documentaire :

  • Perte de temps conséquent dans le traitement des factures papier (de leur signature à leur archivage) au quotidien ;
  • Difficultés pour le transport, le classement et le partage de la production documentaire liée aux courses de galop ;
  • Absence d’un outil de partage et de traitement des informations en temps réel relatives aux différents métiers de France Galop.

Les objectifs

Quels objectifs pour France Galop ?

  • Assurer une traçabilité complète du cycle de vie de toute la production documentaire;
  • Réduire le temps de traitement des tâches documentaires;
  • Assurer la sécurité juridique de l’intégralité de la chaîne documentaire;
  • Centraliser et partager en temps réel les dossiers / documents entre services et avec les partenaires;
  • Proposer une solution collaborative et mobile aux collaborateurs.

La réponse du Groupe Archiveco

Conformément aux attentes de France Galop, le Groupe Archiveco a mis en place une solution complète et transverse intégrant une GED (Gestion Electronique des Documents) performante et collaborative, DocuWare :

  • Développement de quatre armoires électroniques pour permettre aux collaborateurs d’accéder et gérer l’intégralité des documents relatifs aux hommes, aux chevaux, aux courses et à la finance.
  • Mise en place d’une technologie de lecture automatique des documents (LAD RAD) pour scanner et classer les fichiers en temps réel pour les équipes terrain.
  • Création de workflows pour le traitement des documents relatifs aux fournisseurs (factures, contrats, etc.) et au suivi vétérinaire de la consultation à la validation.

Les 3 étapes clés

  • Déploiement de la solution GED
    Le Groupe Archiveco a choisi la solution DocuWare pour répondre aux besoins de partage et de traçabilité des documents. Cet outil collaboratif et facile d’utilisation a permis de définir différents droits d’accès en fonction des besoins de chaque service de France Galop.
  • Reprise de l’historique documentaire
    Les documents historiques des socio-professionnels des courses ont été numérisés à l’aide de la technologie de LAD RAD et de QR code qui a permis de trier, éviter les doublons et les documents non conformes.
  • Intégration des documents
    Grâce à la reprise documentaire des différents services, un workflow de traitement des factures a été intégré dans l’application métier Sage X3 Finances préalablement interfacée avec la solution DocuWare.

Bénéfices

Quels sont les bénéfices générés ?

Suite au déploiement du projet, les équipes de France Galop bénéficient d’un gain de temps considérable dans le traitement des tâches documentaires qu’ils ont pu ré-exploiter dans des missions à plus forte valeur ajoutée.

Les processus métier concernés ont également gagné en traçabilité et en fluidité dans la gestion de leurs tâches au quotidien.

Et après ?

Quels sont les projets à venir de France Galop ?

  • Généralisation de la solution de workflow au-delà du segment fournisseur ;
  • Mise en place d’une solution de signature électronique pour l’optimisation du processus de validation des PV;
  • Dématérialisation et préservation des archives intermédiaires grâce à un SAE (Système d’Archivage Electronique) à valeur probante et conforme à la norme NF Z 42-013.

Le projet en chiffres

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7 mois

durée du projet

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5 intervenants Xelians

directeur projet, chef de projet, MOE, technicien, développeur

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2 intervenants France Galop

un chef de projet un assistant

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2 sessions

de formations d'une journée

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150 utilisateurs

au sein de France Galop

Cas clients

France Télévision

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Département des Yvelines

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Ministère de la Justice

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Eleos Conseil

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Caisse des Français de l’Étranger

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Benzaken et associés, Huissiers de Justice

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Courtois Lebel

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Péchenard associés

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Département des Hauts-de-Seine

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CHRU Brest

Dématérialisation des factures au CHRU de Brest

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CCI Paris Île-de-France

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Hôpitaux de Paris

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Grand Lyon Habitat

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Mairie de Paris

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Haute-Savoie Habitat

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Conseil Supérieur de l’Audiovisuel

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Ministère de l’Économie et des Finances

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Ministère de la Culture et de la Communication

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OPH de la Meuse

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Ville de Claye-Souilly

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Hospices Civils de Lyon

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