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    Success Story
    France Galop, la dématérialisation des processus métier Xelians
    Dématérialisation des processus métier liés à la gestion documentaire

    L’essentiel

    • Société : France Galop
    • Secteur : Association

    à retenir :

    • 500 collaborateurs
    • 6 hippodromes
    • Co-détient le PMU

    France Galop

    Qui est France Galop ?

    France Galop est une association à but non lucratif qui organise et contrôle la filière des courses de galop en France. Elle organise de prestigieuses compétitions à rayonnement international comme la Qatar Prix de l’Arc de Triomphe, le Prix de Diane Longines, le Grand Steeple-Chase de Paris, etc.

    Les enjeux

    Les équipes de France Galop faisaient face à de multiples problématiques liées à la dématérialisation de leurs processus métier autour de la gestion documentaire :

    • Perte de temps conséquent dans le traitement des factures papier (de leur signature à leur archivage) au quotidien ;
    • Difficultés pour le transport, le classement et le partage de la production documentaire liée aux courses de galop ;
    • Absence d’un outil de partage et de traitement des informations en temps réel relatives aux différents métiers de France Galop.

    Les objectifs

    Quels objectifs pour France Galop ?

    • Assurer une traçabilité complète du cycle de vie de toute la production documentaire;
    • Réduire le temps de traitement des tâches documentaires;
    • Assurer la sécurité juridique de l’intégralité de la chaîne documentaire;
    • Centraliser et partager en temps réel les dossiers / documents entre services et avec les partenaires;
    • Proposer une solution collaborative et mobile aux collaborateurs.

    La réponse du Groupe Archiveco

    Conformément aux attentes de France Galop, le Groupe Archiveco a mis en place une solution complète et transverse intégrant une GED (Gestion Electronique des Documents) performante et collaborative, DocuWare :

    • Développement de quatre armoires électroniques pour permettre aux collaborateurs d’accéder et gérer l’intégralité des documents relatifs aux hommes, aux chevaux, aux courses et à la finance.
    • Mise en place d’une technologie de lecture automatique des documents (LAD RAD) pour scanner et classer les fichiers en temps réel pour les équipes terrain.
    • Création de workflows pour le traitement des documents relatifs aux fournisseurs (factures, contrats, etc.) et au suivi vétérinaire de la consultation à la validation.

    Les 3 étapes clés

    • Déploiement de la solution GED
      Le Groupe Archiveco a choisi la solution DocuWare pour répondre aux besoins de partage et de traçabilité des documents. Cet outil collaboratif et facile d’utilisation a permis de définir différents droits d’accès en fonction des besoins de chaque service de France Galop.
    • Reprise de l’historique documentaire
      Les documents historiques des socio-professionnels des courses ont été numérisés à l’aide de la technologie de LAD RAD et de QR code qui a permis de trier, éviter les doublons et les documents non conformes.
    • Intégration des documents
      Grâce à la reprise documentaire des différents services, un workflow de traitement des factures a été intégré dans l’application métier Sage X3 Finances préalablement interfacée avec la solution DocuWare.

    Bénéfices

    Quels sont les bénéfices générés ?

    Suite au déploiement du projet, les équipes de France Galop bénéficient d’un gain de temps considérable dans le traitement des tâches documentaires qu’ils ont pu ré-exploiter dans des missions à plus forte valeur ajoutée.

    Les processus métier concernés ont également gagné en traçabilité et en fluidité dans la gestion de leurs tâches au quotidien.

    Et après ?

    Quels sont les projets à venir de France Galop ?

    • Généralisation de la solution de workflow au-delà du segment fournisseur ;
    • Mise en place d’une solution de signature électronique pour l’optimisation du processus de validation des PV;
    • Dématérialisation et préservation des archives intermédiaires grâce à un SAE (Système d’Archivage Electronique) à valeur probante et conforme à la norme NF Z 42-013.

    Le projet en chiffres

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    7 mois

    durée du projet

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    5 intervenants Xelians

    directeur projet, chef de projet, MOE, technicien, développeur

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    2 intervenants France Galop

    un chef de projet un assistant

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    2 sessions

    de formations d'une journée

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    150 utilisateurs

    au sein de France Galop

    Cas clients

    Balen Lienard Brungs Courbot

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    Agence Française de Développement

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