L’essentiel
- Société : France Galop
- Secteur : Association
à retenir :
- 500 collaborateurs
- 6 hippodromes
- Co-détient le PMU
France Galop
Qui est France Galop ?
France Galop est une association à but non lucratif qui organise et contrôle la filière des courses de galop en France. Elle organise de prestigieuses compétitions à rayonnement international comme la Qatar Prix de l’Arc de Triomphe, le Prix de Diane Longines, le Grand Steeple-Chase de Paris, etc.
Les enjeux
Les équipes de France Galop faisaient face à de multiples problématiques liées à la dématérialisation de leurs processus métier autour de la gestion documentaire :
- Perte de temps conséquent dans le traitement des factures papier (de leur signature à leur archivage) au quotidien ;
- Difficultés pour le transport, le classement et le partage de la production documentaire liée aux courses de galop ;
- Absence d’un outil de partage et de traitement des informations en temps réel relatives aux différents métiers de France Galop.
Les objectifs
Quels objectifs pour France Galop ?
- Assurer une traçabilité complète du cycle de vie de toute la production documentaire;
- Réduire le temps de traitement des tâches documentaires;
- Assurer la sécurité juridique de l’intégralité de la chaîne documentaire;
- Centraliser et partager en temps réel les dossiers / documents entre services et avec les partenaires;
- Proposer une solution collaborative et mobile aux collaborateurs.
La réponse de Xelians
Conformément aux attentes de France Galop, le Groupe Archiveco a mis en place une solution complète et transverse intégrant une GED (Gestion Electronique des Documents) performante et collaborative, DocuWare :
- Développement de quatre armoires électroniques pour permettre aux collaborateurs d’accéder et gérer l’intégralité des documents relatifs aux hommes, aux chevaux, aux courses et à la finance.
- Mise en place d’une technologie de lecture automatique des documents (LAD RAD) pour scanner et classer les fichiers en temps réel pour les équipes terrain.
- Création de workflows pour le traitement des documents relatifs aux fournisseurs (factures, contrats, etc.) et au suivi vétérinaire de la consultation à la validation.
Les 3 étapes clés
- Déploiement de la solution GED
Le Groupe Archiveco a choisi la solution DocuWare pour répondre aux besoins de partage et de traçabilité des documents. Cet outil collaboratif et facile d’utilisation a permis de définir différents droits d’accès en fonction des besoins de chaque service de France Galop. - Reprise de l’historique documentaire
Les documents historiques des socio-professionnels des courses ont été numérisés à l’aide de la technologie de LAD RAD et de QR code qui a permis de trier, éviter les doublons et les documents non conformes. - Intégration des documents
Grâce à la reprise documentaire des différents services, un workflow de traitement des factures a été intégré dans l’application métier Sage X3 Finances préalablement interfacée avec la solution DocuWare.
Bénéfices
Quels sont les bénéfices générés ?
Suite au déploiement du projet, les équipes de France Galop bénéficient d’un gain de temps considérable dans le traitement des tâches documentaires qu’ils ont pu ré-exploiter dans des missions à plus forte valeur ajoutée.
Les processus métier concernés ont également gagné en traçabilité et en fluidité dans la gestion de leurs tâches au quotidien.
Et après ?
Quels sont les projets à venir de France Galop ?
- Généralisation de la solution de workflow au-delà du segment fournisseur ;
- Mise en place d’une solution de signature électronique pour l’optimisation du processus de validation des PV;
- Dématérialisation et préservation des archives intermédiaires grâce à un SAE (Système d’Archivage Electronique) à valeur probante et conforme à la norme NF Z 42-013.