Rappelez-nous
Les raisons de s'équiper d'une solution d'archivage électronique
L’évolution du cadre légal favorise la génération de documents numériques : la loi El Khomri démocratise le bulletin de paye électronique, la loi Macron généralise les factures dématérialisées, le règlement européen eIDAS promeut les services de confiance dont la signature électronique…
Face à cette dématérialisation progressive mais certaine, des documents engageants, comment trouver un réceptacle sécurisé qui assure pérennité et intégrité, tout au long de leur durée de conversation?
En parallèle, l’essor de la « numérisation fidèle » incite également les entreprises à mettre en place un processus sécurisé dont le SAE en est un maillon clé
En effet, comme le précise la norme NF Z 42-026, la « numérisation fidèle » exige de : définir les paramètres optimums de numérisation, établir les conditions techniques de la fiabilité, veiller à la traçabilité complète de chacune des opérations lors du processus de numérisation, mais surtout, pérenniser les copies numériques dans un Système d’Archivage Électronique à vocation probatoire.
Dans ce contexte où la sécurité et le traitement des données deviennent centraux, nous vous accompagnons dans votre projet d’archivage électronique en mettant à votre service toute notre expertise ainsi que nos certifications !
De ce projet d’archivage électronique, vous pourrez ainsi tendre à un stockage minimum du papier pour vous libérer de l’espace, répondre aux exigences légales, et vous garantir d’un niveau de sécurité élevé.
Xelians vous accompagne
Centraliser vos documents engageants au sein d’un système d’archivage électronique (SAE) vous permet d’en assurer leur conservation sur le long terme et de les préserver de toute modification afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal, en cas de besoin.
L’archivage électronique repose sur 4 piliers majeurs : le respect de l’authenticité du document original, sa fiabilité, son intégrité et son exploitabilité dans le temps. Autant d’enjeux importants qui s’accompagnent de cadres réglementaires et normatifs spécifiques.
En effet, il est important de ne pas confondre l’archivage numérique avec la sauvegarde électronique. Cette dernière permet de conserver un document qui peut être modifié ou remplacé, elle n’a donc pas la même valeur juridique que l’original.
De la même manière, il faut savoir différencier un SAE (système d’archivage électronique) d’une gestion électronique de documents (GED). Cette dernière aura pour principale mission de simplifier le traitement des documents mais ne sera pas en capacité légale d’apporter une valeur probante aux documents sauvegardés.
Processus
Indexation, Horodatage, Constitution des journaux de preuve
Système d’Archivage électronique certifié NF 461, migration régulière des supports
Les forces de Xelians
Comment maîtriser sa gouvernance informationnelle ?
Le SAE permet également de mettre en place une politique de records management, de gestion documentaire. Cela signifie que pour chaque typologique de document, l’entreprise pourra définir : une durée de conservation, un niveau de confidentialité, etc…. L’entreprise mais également son écosystème pourront : conserver, consulter et restituer les documents engageants tout en préservant leur intégrité et leur pérennité.
A noter que le coffre-fort électronique, espace sur lequel sont déposés et conservés des contenus électroniques, peut également garantir l’intégrité, la confidentialité et un accès limité aux fichiers. Toutefois, le coffre-fort ne permet pas de gérer efficacement le cycle de vie documentaire, comme le réalise un SAE !
Quelles différences entre un système d’archivage électronique et un coffre-fort numérique ?
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SAE
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Coffre-fort numérique
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La mission
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Conserver l'information numérique dans le respect du cadre réglementaire
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Sécuriser les documents numériques produits par les applications
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Gestion du cycle de vie documentaire
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Gestion du cycle de vie documentaire
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Recherche via les métadonnées
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Navigation dans le plan de classement
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Échéancier d'élimination, application du sort final
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Export, communication et transfert des archives
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Xelians vous accompagne
