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    Archives Physiques

    Externalisez vos archives physiques et libérez de l’espace dans vos locaux !

    Tout savoir sur l'expertise

    Documents comptables, juridiques, commerciaux, bancaires, dossiers RH, archives hospitalières… Vous devez faire face à une augmentation de votre volume d’archives papier qui doit être conservé en toute sécurité sur le long terme pour répondre à vos obligations légales (d’une durée de 10 ans pour une facture, 30 ans pour un contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers).

    De la même manière, vous souhaitez peut-être conserver des objets divers type échantillons produits ou objets publicitaires ? Vous cherchez un espace sécurisé pour la conservation de vos archives ?

     

    Xelians vous accompagne

     

    Xelians vous accompagne dans toutes les étapes du déploiement de votre projet d’archivage et du cycle de vie de vos documents papiers ou objets divers :

    de l’audit documentaire, classement, transport de vos archives vers un site de conservation dédié, indexation, conservation, consultation et restitution, destruction éventuelle..

    Externalisez vos archives avec Xelians

    En externalisant vos archives physiques chez Xelians, vous bénéficiez des services du leader français, présent depuis plus de 40 ans sur le marché. Vos archives physiques seront conservées dans un de nos 35 sites de conservation situés dans l’hexagone, dont 24 sont agréés SIAF.

    Tous disposent d’un niveau de sécurité optimal (système anti-intrusion, système anti-incendie, systèmes de protection contre toutes autres nuisances) permettant d’assurer la parfaite conservation et la confidentialité de vos archives.

     

    Accompagnement dans toutes les étapes de votre projet d'archivage

    Xelians dispose de toutes les certifications nécessaires (la NF 342, la NF Z 40-350) sur nos prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents, l’agrément SIAF pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support physique et numérique,

    l’ISO 9001 pour le système de management de l’ensemble de nos activités, l’ISO 27001 pour les systèmes de management de la sécurité de l’information, le certificat HDS (Hébergeurs de Données de Santé) pour la gestion et la conservation en toute sécurité de vos documents.

    Des solutions en fonction des différentes typologies

    Xelians vous propose des prestations adaptées aux différentes typologies d’archives. Par exemple, les archives courantes sont placées dans des rayonnages à hauteur d’homme pour en faciliter l’accès, tandis que les archives intermédiaires sont rangées dans des rayonnages de 12 mètres de hauteur afin d’optimiser l’espace et de réduire les coûts de conservation.

    Enfin, afin de gérer au mieux les archives définitives, nous pouvons vous fournir l’ensemble des éléments d’inventaires nécessaires à la soumission aux archives nationales ou départementales et une équipe d’archivistes se tient à disposition pour tout accompagnement supplémentaire.

    Archives courantes, intermédiaires et définitives

    Le saviez-vous ?

    Les archives courantes (ou Dossiers Vivants) sont des documents fréquemment consultés pour l’activité des services qui les ont produits et reçus, et auxquels vous devez accéder régulièrement (ex : dossiers clients, dossiers de marché en cours de réalisation…).

    Les archives intermédiaires sont documents qui ne sont plus d’usage courant et qui doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (ex : pièces comptables, documents commerciaux …).

    Les archives définitives sont des documents dont les délais de prescription ou durée d’utilité administrative (DUA) sont échus. Ils doivent être conservés sans limitation de durée pour des raisons historiques, scientifiques, statistiques ou patrimoniales par les services d’archives nationaux et départementaux (ils font l’objet d’un bordereau de versement). Ces documents n’ont pas vocation à être éliminés. Les archives définitives ne peuvent pas être externalisées chez un prestataire d’archivage agréé.

    Archives publiques

    Ce sont les documents qui procèdent de l’activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l’Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d’une telle mission (Code du patrimoine, livre II, chapitre premier, article L 211-4).

    Archives-publiques

    Archives sensibles et confidentielles défense

    Documents dont la diffusion ou la perte serait grandement dommageable pour l’entreprise ou l’administration publique, que ce soit du point de vue légal ou financier. Ces documents peuvent être sur tous les supports : papier, CD, microfiches…

    Exemple : documents confidentiels (document sur une fusion/acquisition), documents à forte valeur économique (brevet, copie exécutoire)

    Spécificité de l’offre Xelians : nous vous proposons de stocker ces archives dans des espaces sécurisés, accessibles uniquement au personnel habilité. Les mouvements sont ainsi réduits à l’intérieur de ces cloisons.

    Archives historiques et patrimoine

    documents conservés sans limitation de durée pour alimenter la mémoire de l’entreprise ou de l’administration publique. Ces documents pourront servir à la recherche ou à la valorisation des actes réalisés.

    Exemple : collection complète des publications d’un journal depuis sa création, affiches publicitaires, tableaux, maquettes de produits, photographies, registres d’assemblées générales d’une société.

     

    Spécificité de l’offre Xelians : nous adaptons le mode de stockage en fonction des besoins des documents : stockage à plat pour les grands registres, dans une salle dédiée pour les supports photos et vidéos.

    Archives-intermediaires

    Archives hospitalières

    • archives administratives, à savoir les documents concernant la gestion et le patrimoine des établissements (actes de fondation, comptabilité, patrimoine foncier, économat, gestion administrative des malades etc…)
    • archives médicales, à savoir les documents concernant la médecine et l’assistance : registres d’entrée et de sortie des malades, dossiers médicaux, etc.

    Spécificité de l’offre Xelians : Nos sites hautement sécurisés et agréés permettent de préserver la confidentialité de vos documents comportant des données personnelles et sensibles. Cette sécurité est renforcée par nos certifications (AERAS pour la manipulation de documents de santé, ISO 27001 / HDS, pour l’hébergement des données de santé).

    site_exploitation_archives_burundi

    Les bénéfices

    Déploiement de nouvelles pratiques

    Économie

    • Externalisez vos archives plutôt que de les stocker chez vous : jusqu’à 10 fois moins coûteux !
    • Libérez des mètres carrés actuellement occupés par vos archives pour créer des espaces de travail.
    Restitution et reporting

    Productivité
    améliorée

    • Gagnez du temps dans la recherche et l’exploitation de vos documents (livraison physique ou dématérialisée, en standard ou en urgence, Gestion de vos documents avec notre portail en mode Saas)
    Bilan de l'existant des archives

    Juridique

     

    • Respectez les durées légales de conservation de vos archives.
    • 100% conforme au RGPD

    Les forces de Xelians

    Expertise

    45 ans d'expérience

     

    • Leader dans le traitement documentaire à 360°
    • Portefeuille varié de clients
      (Grands Groupe – PME – Professions libérales – Secteur public)
    • Interopérabilité des solutions

    Expérience optimale

    Complémentarité de nos offres

     

    • Chefferie de projet à 360°
    • Equipes d’experts pluridisciplinaires
    • Interopérabilité des solutions

    Interlocuteur unique

    De A à Z pour votre projet

     

    • Échanges simplifiés
    • Confiance
    • Proximité

    Adaptabilité

    Offre standard ou sur-mesure

     

    • Spécificités des besoins
    • Exigences sectorielles
    • Enjeux réglementaires

    Sécurité

    Tiers archiveur & de confiance

     

    • Confidentialité des archives
    • Hébergement des données sur le territoire français
    • Solutions et sites certifiés : ISO 27001 / HDS ; NF342 ; SIAF ; NF461…

     

    Pour aller + loin

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