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    Archives Physiques

    Externalisez vos archives physiques et libérez de l’espace dans vos locaux !

    Tout savoir sur l'expertise

    Documents comptables, juridiques, commerciaux, bancaires, dossiers RH, archives hospitalières… Vous devez faire face à une augmentation de votre volume d’archives papier qui doit être conservé en toute sécurité sur le long terme pour répondre à vos obligations légales (d’une durée de 10 ans pour une facture, 30 ans pour un contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers).

    De la même manière, vous souhaitez peut-être conserver des objets divers type échantillons produits ou objets publicitaires ? Vous cherchez un espace sécurisé pour la conservation de vos archives ?

    Enjeux externalisation des archives physiques

    Xelians vous accompagne

    Confiez la sécurité de votre patrimoine documentaire à Xelians, Leader français de l’archivage

    Xelians vous accompagne dans toutes les étapes du déploiement de votre projet d’archivage et du cycle de vie de vos documents papiers ou objets divers :

    de l’audit documentaire, classement, transport de vos archives vers un site de conservation dédié, indexation, conservation, consultation et restitution, destruction éventuelle..

    En externalisant vos archives physiques chez Xelians, vous bénéficiez des services du leader français, présent depuis plus de 40 ans sur le marché. Vos archives physiques seront conservées dans un de nos 35 sites de conservation situés dans l’hexagone, dont 24 sont agréés SIAF.

    Tous disposent d’un niveau de sécurité optimal (système anti-intrusion, système anti-incendie, systèmes de protection contre toutes autres nuisances) permettant d’assurer la parfaite conservation et la confidentialité de vos archives.

     

    Accompagnement dans toutes les étapes de votre projet d'archivage

    Xelians dispose de toutes les certifications nécessaires (la NF 342, la NF Z 40-350) sur nos prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents, l’agrément SIAF pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support physique et numérique,

    l’ISO 9001 pour le système de management de l’ensemble de nos activités, l’ISO 27001 pour les systèmes de management de la sécurité de l’information, le certificat HDS (Hébergeurs de Données de Santé) pour la gestion et la conservation en toute sécurité de vos documents.

    Xelians vous propose des prestations adaptées aux différentes typologies d’archives. Par exemple, les archives courantes sont placées dans des rayonnages à hauteur d’homme pour en faciliter l’accès, tandis que les archives intermédiaires sont rangées dans des rayonnages de 12 mètres de hauteur afin d’optimiser l’espace et de réduire les coûts de conservation.

    Enfin, afin de gérer au mieux les archives définitives, nous pouvons vous fournir l’ensemble des éléments d’inventaires nécessaires à la soumission aux archives nationales ou départementales et une équipe d’archivistes se tient à disposition pour tout accompagnement supplémentaire.

    Archives courantes, intermédiaires et définitives

    Le saviez-vous ?

    Les archives courantes (ou Dossiers Vivants) sont des documents fréquemment consultés pour l’activité des services qui les ont produits et reçus, et auxquels vous devez accéder régulièrement (ex : dossiers clients, dossiers de marché en cours de réalisation…).

    Les archives intermédiaires sont documents qui ne sont plus d’usage courant et qui doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (ex : pièces comptables, documents commerciaux …).

    Les archives définitives sont des documents dont les délais de prescription ou durée d’utilité administrative (DUA) sont échus. Ils doivent être conservés sans limitation de durée pour des raisons historiques, scientifiques, statistiques ou patrimoniales par les services d’archives nationaux et départementaux (ils font l’objet d’un bordereau de versement). Ces documents n’ont pas vocation à être éliminés. Les archives définitives ne peuvent pas être externalisées chez un prestataire d’archivage agréé.

    Archives Publiques

    Ce sont les documents qui procèdent de l’activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l’Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d’une telle mission (Code du patrimoine, livre II, chapitre premier, article L 211-4).

    Archives Sensibles et Confidentielles Défense

    Documents dont la diffusion ou la perte serait grandement dommageable pour l’entreprise ou l’administration publique, que ce soit du point de vue légal ou financier. Ces documents peuvent être sur tous les supports : papier, CD, microfiches…

    Exemple : documents confidentiels (document sur une fusion/acquisition), documents à forte valeur économique (brevet, copie exécutoire)

    Spécificité de l’offre Xelians : nous vous proposons de stocker ces archives dans des espaces sécurisés, accessibles uniquement au personnel habilité. Les mouvements sont ainsi réduits à l’intérieur de ces cloisons.

    Archives Historiques et Patrimoine

    documents conservés sans limitation de durée pour alimenter la mémoire de l’entreprise ou de l’administration publique. Ces documents pourront servir à la recherche ou à la valorisation des actes réalisés.

    Exemple : collection complète des publications d’un journal depuis sa création, affiches publicitaires, tableaux, maquettes de produits, photographies, registres d’assemblées générales d’une société.

     

    Spécificité de l’offre Xelians : nous adaptons le mode de stockage en fonction des besoins des documents : stockage à plat pour les grands registres, dans une salle dédiée pour les supports photos et vidéos.

    Archives Hospitalières

    Elles se répartissent entre :

    • archives administratives, à savoir les documents concernant la gestion et le patrimoine des établissements (actes de fondation, comptabilité, patrimoine foncier, économat, gestion administrative des malades etc…)
    • archives médicales, à savoir les documents concernant la médecine et l’assistance : registres d’entrée et de sortie des malades, dossiers médicaux, etc.

    Spécificité de l’offre Xelians : Nos sites hautement sécurisés et agréés permettent de préserver la confidentialité de vos documents comportant des données personnelles et sensibles. Cette sécurité est renforcée par nos certifications (AERAS pour la manipulation de documents de santé, ISO 27001 / HDS, pour l’hébergement des données de santé).

    Le processus

    Externalisez vos archives physiques en 4 étapes

    1
    Prise en charge

    Prise en charge

    Prise en charge
    Prise en charge
    • Préparation de vos documents : tri, conditionnement, manutention, transport, référencement, indexation…
    2
    Gestion / Conservation

    Gestion / Conservation

    Gestion / Conservation
    Gestion / Conservation
    • Conservation dans un environnement adapté et sécurisé.
    3
    Consultation / Restitution

    Consultation / Restitution

    Consultation / Restitution
    Consultation / Restitution
    • En standard (moins de 24 heures pour un ordre passé avant 11h en jour ouvré) ou en urgence (2 heures pour un ordre passé entre 8h30 et 17h en jour ouvré).
    4
    Destruction

    Destruction

    Destruction
    Destruction
    • Destruction de vos documents pour optimiser vos coûts et être conforme à vos obligations légales.
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    Économie

    • Externalisez vos archives plutôt que de les stocker chez vous : jusqu’à 10 fois moins coûteux !
    • Libérez des mètres carrés actuellement occupés par vos archives pour créer des espaces de travail.
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    Productivité améliorée

    • Gagnez du temps dans la recherche et l’exploitation de vos documents (livraison physique ou dématérialisée, en standard ou en urgence, Gestion de vos documents avec notre portail en mode Saas)
    souverainete

    Juridique

    • Respectez les durées légales de conservation de vos archives.
    • 100% conforme au RGPD
    • 35 sites de conservation répartis dans l’hexagone dont 24 agréés SIAF
    • Offre globale : complémentarité des offres (physique, numérique, dématérialisation des processus, …) qui permet de couvrir l’ensemble des besoins clients
    • Une qualité de service plébiscitée chaque année par plus de 11 000 clients
    • Satisfaction client forte : 96,3% de nos clients ont un retour d’expérience très favorable
    Les + de Xelians

    " Depuis plus de 40 ans, nous conservons tous les types d’archives papiers sur 35 sites sécurisés en France métropolitaine. Nous proposons des solutions parfaitement adaptées en fonction de vos besoins. Comme par exemple, la consultation des archives papiers qui n’a jamais été aussi rapide grâce à notre prestation de transmission numérique des documents "

    Fabrice Fort
    Responsable Régional Rhône Alpes Auvergne Paca, Xelians

    Pour aller + loin

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