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    Xelians Courrier

    Simplifiez vos processus de traitement et de réponse aux courriers, au bureau ou à distance !

    Tout savoir sur l'expertise

    La gestion du flux d’échanges occupe une part importante des tâches quotidiennes

    Tous les jours, vous recevez et envoyez une multitude de lettres et d’e-mails.

    Réception, tri, distribution, mise sous pli et affranchissement sont autant d’activités qui demandent du temps et une organisation rigoureuse.

    Pour optimiser et fluidifier la gestion de ces tâches, il est nécessaire de réinventer l’ensemble de votre service courrier.

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    Xelians vous accompagne

    Une offre Xelians complète, de la réception à l’envoi de courriers en quelques clics

    Confiez à nos équipes le traitement de votre courrier papier entrant. Nos experts le réceptionnent et le dématérialisent pour que vous puissiez bénéficier de l’ensemble de vos correspondances par voie électronique.

    Vos courriers sont centralisés dans un logiciel pour une organisation optimale et vous pouvez automatiser certaines actions pour accélérer la transmission du courrier en interne et envoyez des courriers en un clic.

    Pour simplifier l’envoi, vous disposez de modèles de courriers prêts à l’emploi tout en ayant la possibilité de réaliser des paraphes, visas et signatures électroniques.

    Avec l’archivage et le traitement numérique, vous lancez des recherches multicritères pour retrouver rapidement une information ou un document. Vous ne manquerez ainsi plus échéance ou information importante !

    Vous bénéficiez d’un meilleur suivi concernant le statut de chaque document via un tableau de bord : vous visualisez les éléments en cours de traitement, à distribuer, à traiter ou refusés.

    Xelians Courrier est la solution efficace pour votre entreprise pour une gestion plus fluide de vos courriers entrants et sortants !

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    Le processus

    Gérez facilement tout le processus courrier

    1

    Externaliser le traitement du courrier physique

    Externaliser le traitement du courrier physique
    • TSA, boite postale, enlèvement, Itinovia
    • Prise en charge, Préparation, paramétrage de la chaine de numérisation
    2

    Numériser votre courrier

    Numériser votre courrier

    Numérisation, indexation, contrôle

    • NUMÉRISATION « STANDARD » ou à VALEUR PROBATOIRE
    • Traitement automatique des flux : LAD/RAD/OCR, Vidéocodage, Empreinte, horodatage, cachet électronique,
    • Attestation de Numérisation fidèle, Contrôles qualitatifs et quantitatifs, PV de conformité
    3

    Centraliser les documents et courriers

    Centraliser les documents et courriers
    • Courriels, formulaires web
    • Connexion avec applications métiers
    • Documents
      bureautiques…
    4

    Organiser le classement ainsi que la circulation

    Organiser le classement ainsi que la circulation
    • Qualification
    • Plan de classement
    • Diffusion des documents et courriers
    • Alertes et notifications
    • Traçabilité
    • Gestion des absences
    5

    Traiter le courrier puis exploiter la base documentaire

    Traiter le courrier puis exploiter la base documentaire
    • Préparation d’une réponse
    • Signature électronique
    • Annotations
    • Envoi d’une réponse
    • Clôture du courrier envoi pour archivage
    • Recherche de document
    • Visualisation d’un historique, pilotage d’activité…
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    Efficacité

    • Libérez vos collaborateurs de tâches sans valeur ajoutée : prise en charge par nos équipes de l’enlèvement, le tri, le classement de votre courrier.
    • Travaillez en toute mobilité : accédez facilement, de n’importe quel endroit et à n’importe quel moment, à l’ensemble de vos courriers grâce à la numérisation réalisée par nos équipes.
    • Collaborez facilement au sein de votre organisation : visualisation à 360° de tous les documents par service. Envoyez une notification aux utilisateurs comportant la liste des documents à traiter, ainsi qu’un lien pour accéder directement aux documents.
    • Bénéficiez d’une meilleure traçabilité de votre courrier : suivi de l’ensemble des informations relatives au courrier par une vue synthétique : réponses apportées, état d’avancement du traitement, historique, annotations, …
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    Rapidité

    • Réduisez vos délais de réponse : préparation en amont de modèles de courriers sortants chartés, structurés et reprenant automatiquement le contexte.
    • Retrouvez rapidement vos documents : mise à disposition de l’intégralité de vos courriers entrants qu’ils soient issus d’une numérisation, boîte mail, formulaire de contact web, dossier réseau ou web services…
    • Améliorez la qualité de vos échanges : réponse systématique aux requêtes, avec une réelle pertinence en accédant facilement aux interactions précédentes pour une meilleure compréhension du dossier (réponses apportées aux courriers d’origine, date de réponse, auteur, contenu...).
    • Personnalisez votre circuit et accélérez le processus de validation : modélisation de l’organigramme de votre organisation ou détermination de vos propres circuits d’acheminement et de validation. Grâce à la centralisation de vos demandes de signature, par ordre souhaité, visualisez l’état d’avancement et anticipez les relances.
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    Sécurité

    • Fiabilisez l’envoi de votre courrier : Affectez des adresses exactes et normées (via la Base Adresse Nationale) et gérez efficacement le dédoublonnage des contacts et courriers.
    • Assurez la confidentialité des données : définition du niveau de confidentialité et attribution des droits d’habilitation pour sécuriser la circulation de certaines informations ainsi que leur diffusion.
    • Protégez vos données : accès à vos courriers et documents en mode SaaS hautement sécurisé, avec un hébergement exclusivement en France.

    Faites appel à notre expertise de traitement de courriers :

    • Un interlocuteur unique : Gestion de l’ensemble de la chaîne du traitement de votre courrier (physique et digital)
    • Un savoir-faire reconnu : Expertise métier de + de 40 ans
    • Une qualité de service : Contrôle qualité approfondi et systématique, tout au long de nos processus.
    Les + de Xelians_externalisation-des-processus-metier

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      *Champs obligatoires

      Xelians traite les données à caractère personnel recueillies ci-dessus pour la réalisation de traitements à des fins de gestion de votre demande, et si vous y consentez, à la prospection pour :

      • Vous proposer des services et offres promotionnelles adaptées à votre besoin,
      • Gérer vos demandes éventuelles en tant que prospect ou partenaire commercial.

      Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et l’exercice de vos droits « informatiques et libertés », reportez-vous à notre Politique de confidentialité.

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