Vos besoins
Trouvez votre solution sur mesure
Vos besoins
Selectionnez ce qui vous correspond le plus pour Conformité RGPD
Vos besoins
Selectionnez ce qui vous correspond le plus pour Externalisation
Vos besoins
Selectionnez ce qui vous correspond le plus pour Gain d’espace
Vos besoins
Selectionnez ce qui vous correspond le plus pour Economie
Vos besoins
Selectionnez ce qui vous correspond le plus pour Interopérabilité

Rappelez-nous


    Numérisation fidèle

    Renforcez la valeur probatoire de vos documents numérisés.

    Tout savoir sur l'expertise

    Entreprise, administration, facilitez l'accès à l'information tout en renforçant la pérennité et l'intégrité de vos copies numériques.

    Contrats, factures, notes de frais, devis, bons de commande, CGV, dossiers du personnel, les originaux papier de certains de vos documents engageants doivent être conservés pour des raisons légales ou patrimoniales.

    Dans le même temps, vos collaborateurs doivent pouvoir y accéder facilement au gré des besoins de votre organisation, y compris en situation de mobilité.

    Il est primordial de simplifier la recherche des documents, mais également de garantir l’intégrité des informations tout en s’affranchissant du papier.

    Contactez-nous

    Qu'est ce que la numérisation fidèle ?

    La numérisation fidèle garantit une reproduction à l’identique tant sur la forme que le fond de vos documents papier. Il s’agit de la première étape pour obtenir une copie fiable, qui donne une valeur probante aux documents numérisés.

    Les copies numérisées « fidèles » peuvent être conservées de manière pérenne dans un Système d’archivage Electronique (SAE) certifié AFNOR NF 461 si le client opte pour ce service.

    Ce qui vous permet d’être en conformité avec le RGPD.

     

    La solution de numérisation de Xelians

    Xelians vous accompagne

    Faites confiance à Xelians, prestataire certifié NF Z42-026 pour les processus de numérisation fidèle.

    Xelians qualifie et paramètre la chaîne de numérisation probante puis Xelians  définit le cadre organisationnel et technique de la prestation dans la Convention de Numérisation (CDN). Nous formalisons des résultats lors de la qualification dans le PV de Conformité : nous définissons le lot, le profil de numérisation, les livrables numériques, les contrôle réalisés…

    Vous pouvez présenter vos copies numériques fidèles comme élément de preuve en cas de perte, de vol ou de dégradation des originaux. Xelians est un opérateur certifié NF Z42 – 013 sur l’ensemble de la chaine documentaire.

    Avec la numérisation fidèle, vous respectez les exigences règlementaires en matière de conservation des informations de votre secteur : RGPD, droit à l’oubli, confidentialité, données de santé, etc.

    Une équipe projets expérimentée vous accompagne et pilote votre projet de numérisation dans le respect des exigences et recommandations de la norme NF Z42-026.

    Les enjeux de la numérisation fidèle

    Processus

    Les étapes clés

    Capture de flux

    Capture de flux

    Capture de flux
    Capture de flux
    • Flux Physiques : TSA, boite postale, enlèvement prise en charge, préparation, paramétrage de la chaîne de numérisation.
    Numérisation à valeur probatoire, indexation

    Numérisation à valeur probatoire, indexation

    Numérisation à valeur probatoire, indexation
    Numérisation à valeur probatoire, indexation
    • Numérisation, indexation, contrôle NUMÉRISATION À VALEUR PROBATOIRE Traitement automatique des flux : LAD/RAD/OCR, vidéocodage, empreinte, horodatage, cachet électronique. attestation de numérisation fidèle, contrôles qualitatifs.
    Mise à disposition

    Mise à disposition

    Mise à disposition
    Mise à disposition
    • Intégration GED, SI client, application métier, dépôt des documents dans des corbeilles virtuelles.
    Archivage des originaux, restitution et reporting

    Archivage des originaux, restitution et reporting

    Archivage des originaux, restitution et reporting
    Archivage des originaux, restitution et reporting
    • Archivage numérique : archivage électronique à vocation probatoire NF Z42-013.
    • Archivage Physique : archivage papier sécurisé (SIAF), reconditionnement, restitution ou destruction.
    • Traçabilité de toutes les opérations, statistiques d’activité, suivi en temps réel des opérations.

     

    souverainete

    Juridiques

    Respectez les exigences règlementaires en matière de conservation des informations de votre secteur : RGPD, droit à l’oubli, confidentialité, données de santé, etc.

    Protéger vos droits en cas de contentieux.

    Justifier votre activité lors d’un contrôle fiscal par exemple.

    ShapeCreated with Sketch.

    Financiers

    Réduisez votre temps consacré à la recherche d’archives : vous trouverez rapidement vos documents.

    Limitez au maximum vos risques liés à la RGPD : pas de sanctions de la part de la CNIL sur un non-respect de la RGPD.

    Combined ShapeCreated with Sketch.

    Historiques

    Valorisez votre patrimoine historique.

    Conservez vos copies numériques sur le long terme : vous assurez une conservation selon le nombre d’année que vous désirez pour vos copies numériques.

    • Une chaîne de numérisation certifiée NF 544 conformément au Référentiel NF Z42-026 « Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier », pour nos sites de numérisation.
    • Une certification ISO 27001 pour le périmètre fourniture et maintien en condition opérationnelle de l’infrastructure destinée à héberger les applications éditées et fournies par Xelians.
    • Une équipe projets expérimentée : Accompagnement, pilotage, suivi, dans le respect des exigences et recommandations de la norme NF Z42-026.
    Les + de Xelians_externalisation-des-processus-metier

    "Nous maitrisons parfaitement le processus de numérisation fidèle, notre chaîne de numérisation est certifiée NF 544. Nous mettons à disposition un horodatage par étape. Nous vous proposons du sur-mesure pour répondre à vos besoins."

    Beatrice Rault
    Opératrice polyvalente

    Pour aller + loin

    TÉLÉCHARGEZ NOTRE PLAQUETTE

    Simplifiez la recherche de vos documents et garantissez l’intégrité des informations !

      *Champs obligatoires

      Xelians traite les données à caractère personnel recueillies ci-dessus pour la réalisation de traitements à des fins de gestion de votre demande, et si vous y consentez, à la prospection pour :

      • Vous proposer des services et offres promotionnelles adaptées à votre besoin,
      • Gérer vos demandes éventuelles en tant que prospect ou partenaire commercial.

      Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et l’exercice de vos droits « informatiques et libertés », reportez-vous à notre Politique de confidentialité.

      retour en haut de page