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    Numérisation fidèle

    Renforcez la valeur probatoire de vos documents numérisés 

    Tout savoir sur l'expertise

    Entreprise, administration, facilitez l’accès à l’information tout en renforçant la pérennité et l’intégrité de vos copies numériques.

    Contrats, factures, notes de frais, devis, bons de commande, CGV, dossiers du personnel, les originaux papier de certains de vos documents engageants doivent être conservés pour des raisons légales ou patrimoniales.

    Dans le même temps, vos collaborateurs doivent pouvoir y accéder facilement au gré des besoins de votre organisation, y compris en situation de mobilité.

    Il est primordial de simplifier la recherche des documents, mais également de garantir l’intégrité des informations tout en s’affranchissant du papier.

    Contactez-nous

    Nos points forts numérisation fidèle

    Une expérience unique dans toutes les étapes du processus de numérisation fidèle !

    La numérisation fidèle garantit une reproduction à l’identique tant sur la forme que le fond de vos documents papier. Il s’agit de la première étape pour obtenir une copie fiable, qui donne une valeur probante aux documents numérisés.

    Les copies numérisées sont conservées de manière pérenne dans notre Système d’archivage Electronique (SAE) selon la certification AFNOR NF 461. Vous pouvez ainsi détruire les documents papier et libérer de l’espace dans vos locaux pour offrir un meilleur accueil à vos clients.

    La solution de numérisation de Xelians

    LE PROCESSUS

    1
    Capture de flux

    Capture de flux

    Capture de flux
    Capture de flux

    Flux physiques : TSA, boite postale, enlèvement, prise en charge, préparation, paramétrage de la chaîne de numérisation

    2
    Numérisation à valeur probatoire, Indexation et contrôle

    Numérisation à valeur probatoire, Indexation et contrôle

    Numérisation à valeur probatoire, Indexation et contrôle
    Numérisation à valeur probatoire, Indexation et contrôle

    Traitement automatique des flux : LAD/RAD/OCR, vidéocodage, empreinte, horodatage, cachet électronique, attestation de numérisation fidèle, contrôles qualitatifs et quantitatifs,  PV de conformité.

    3
    Mise à disposition

    Mise à disposition

    Mise à disposition
    Mise à disposition

    Intégration GED, SI client, application métier, dépôt des documents dans des corbeilles virtuelles.

    4
    Archivage des originaux, restitution et reporting

    Archivage des originaux, restitution et reporting

    Archivage des originaux, restitution et reporting
    Archivage des originaux, restitution et reporting
    • Archivage numérique : archivage électronique à vocation probatoire NF Z42-013
    • Archivage Physique : archivage papier sécurisé (SIAF), reconditionnement, restitution* ou destruction
    • Traçabilité de toutes les opérations, statistiques d’activité, suivi en temps réel des opérations.

    *Le « Service de numérisation à la demande » vous met à disposition sous 3H vos documents numérisés

    Nos points forts

    • Xelians, partenaire certifié 
      – 1er opérateur certifié NF 544 pour la numérisation Fidèle et NF 461 pour l’archivage électronique
      – HDS gestion de la sécurité de l’information
    • Un opérateur de numérisation qualifié
      Management de la qualité (ISO 9001), de la sécurité de l’information (ISO 27001) et de la sécurité physique.
    • Une chaîne de numérisation certifiée NF 544
      Depuis la prise en charge des documents jusqu’au contrôle des livrables par le DO en passant par le traitement post-numérisation et les contrôles finaux.
    • Une équipe projets expérimentée
      Accompagnement, pilotage, suivi, dans le respect des exigences et recommandations de la norme NF Z42-026.
    Les enjeux de la numérisation fidèle
    souverainete

    Juridique

    Protégez vos droits en cas de contentieux.

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    Gain de temps

    Réduisez le temps consacré à la recherche d’archives.

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    Sécurité

    Respectez les exigences règlementaires sur les données personnelles et facilitez votre mise en conformité RGPD.

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    Historique

    Valorisez votre patrimoine historique.

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    Gain d'espace

    Libérez des m2 en détruisant des originaux.

    TÉLÉCHARGEZ NOTRE PLAQUETTE

    Simplifiez la recherche de vos documents et garantissez l’intégrité des informations !

      *Champs obligatoires

      Xelians traite les données à caractère personnel recueillies ci-dessus pour la réalisation de traitements à des fins de gestion de votre demande, et si vous y consentez, à la prospection pour :

      • Vous proposer des services et offres promotionnelles adaptées à votre besoin,
      • Gérer vos demandes éventuelles en tant que prospect ou partenaire commercial.

      Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et l’exercice de vos droits « informatiques et libertés », reportez-vous à notre Politique de confidentialité.

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