Gestion Électronique des Documents (GED)
Vos enjeux
Automatisez le traitement de vos processus documentaires avec une solution de GED éprouvée et évolutive
La quantité de données dans votre organisation augmente de façon exponentielle. La gestion des documents au format papier ou électronique, éparpillés dans de multiples endroits (postes de travail des utilisateurs, archives, intranet, Système d’Information, etc.), devient un véritable casse-tête. Vos documents sont difficilement accessibles et leur recherche trop souvent laborieuse. Résultat : la gestion de certaines tâches demeure manuelle, source d’erreurs et de retards.
En réponse aux enjeux de la dématérialisation, Xelians vous propose une solution de Gestion Electronique des Documents innovante et performante. Vous bénéficiez des fonctionnalités avancées de la GED Docuware, couvrant l’ensemble de la chaîne de traitement des documents (de leur création jusqu’à leur archivage), indépendamment de leur support (papier ou électronique). Votre entreprise gagne en efficience organisationnelle et en agilité !
La Gestion Electronique des Documents
Nos points forts
Xelians, premier intégrateur de la GED Docuware
- Des solutions intégrées permettant de gérer la chaîne documentaire de bout en bout.
- 1er intégrateur de la GED Docuware dans les zones EMEA (Europe, Afrique) et APAC (Asie, Pacifique).
- Un portail 100% compatible Docuware, entièrement développé par les équipes Xelians (Xelians Workplace), pour une utilisation intuitive de Docuware, sans nécessiter de formation.
- Utilisation de Docuware via l’interface Xelians Workplace sans nécessiter de formation.
- Intégration avec les SI existants (ERP, CRM…) et messageries (connecteurs Outlook, Webmail, Gmail, systèmes IMAP).
- Accès en mobilité : ordinateur, smartphone, tablette.
- Tableaux de bord et reporting.
Notre offre
Optez pour une Gestion Electronique des Documents efficace
- Centralisez vos documents en un point d’accès unique : une seule version du document disponible pour l’ensemble de votre organisation.
- Réduisez le temps de traitement des documents : capture automatisée ou assistée des documents, import automatique, réduction du nombre de clics pour classer un document.
- Limitez les manipulations manuelles et les risques d’erreurs : indexation automatique des documents avec le moteur LAD/RAD/OCR le plus puissant du marché.
- Boostez la productivité de vos collaborateurs : numérisation par lots des documents papiers, auto-vérification, complétude de dossiers, rapprochement commandes/factures.
Capitalisez sur la GED pour favoriser le travail en équipe à distance
- Offrez un accès rapide aux informations de l’entreprise : consultation 24/7 des documents depuis un ordinateur, une tablette ou un mobile via l’outil de GED.
- Consultez les données utiles partout et à tout moment : renseignements de formulaires en ligne, téléchargement de documents, etc.
- Facilitez le partage d’informations en décloisonnant les métiers : associez la GED à la plateforme Xelians Workplace, dotée d’une interface conviviale et intuitive.
- Fluidifiez les processus documentaires : diffusion, validation, sondage ou signature.
Disposez d’une solution de GED personnalisable
- Offrez à vos collaborateurs un accès personnalisé aux informations de l’entreprise : accès aux documents depuis l’application métier.
- Mettez en place des flux de travail personnalisables : établissez des règles précises pour toutes les étapes d’approbation (notifications e-mails, routages en cas de dépassement de délai, délégation vers un autre collaborateur en cas d’absence ou d’indisponibilité).
- Réduisez le nombre de versions d’un même document : accès à la dernière version du document mis à jour par les collaborateurs.
- Favorisez une gestion des documents collaborative : annotations, commentaires, révisions, etc.
Renforcez la sécurité de vos données avec la GED
- Préservez la confidentialité de vos données: gérez les habilitations, accordez des droits d’accès et de modifications sur les documents.
- Bénéficiez d’une traçabilité sur l’ensemble de vos documents: modifications, validations, suppressions, etc. sont conservées dans l’activité documentaire (journalisation du cycle de vie du document).
- Archivez vos documents dans notre Système d’Archivage Electronique (SAE) : protégez ainsi les documents de votre entreprise des falsifications, des altérations, des risques de perte, tout en y accédant rapidement.
Xelians vous offre une solution unique de Gestion Electronique des Documents pour la dématérialisation des processus documentaires et l’archivage des documents (dématérialisation des factures fournisseurs, bulletins de paie, bons de commande, etc.)
Les bénéfices de
la GED/ECM
Productivité
Centralisez vos documents en un point d’accès unique ! Passez moins de temps à chercher et plus de temps à travailler.
Economies
Amortissez la solution en moins d’un an. Réduisez le temps de traitement et les coûts liés à l’impression papier
Sécurité
Limitez les risques de perte et de détérioration de vos documents ! Tout est centralisé et
accessible
Satisfaction
Améliorez l’expérience utilisateur ! Optimisez la communication avec vos clients et boostez votre taux de
recommandation
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Téléchargez notre plaquette et découvrez comment faciliter la gestion de vos documents métier.