Rappelez-nous
Chaque année, les bailleurs sociaux traitent une grande diversité de documents essentiels à la bonne gestion de leur parc locatif : dossiers locataires, quittances, attestations d’assurance, enquêtes SLS/OPS, courriers entrants, états des lieux, bons de commande…
Ces flux informationnels, souvent traités de manière manuelle ou répartis entre plusieurs outils, mobilisent fortement les équipes et rendent parfois la gestion complexe : perte de temps, accès à l’information dispersé, sécurisation des données difficile à garantir.
La digitalisation des processus documentaires apparaît aujourd’hui comme un levier concret d’optimisation.
Les études montrent qu’elle permet de réduire jusqu’à 30 %, les coûts liés à l’administration documentaire et de diviser par deux le temps de recherche des informations.
+ Un portail de saisie de l’enquête en ligne par le locataire.
+ Contrôle, complétude et cohérence des pièces justificatives.
+ Relance des locataires via SMS ou courrier.
+ Consultation des documents dans votre SI ou dans notre outil.
+ Contrôle, complétude et cohérence des pièces justificatives.
+ Demande de mise à disposition des documents via notre outil.
Xelians intervient à chaque étape de la gestion documentaire pour les bailleurs sociaux, en proposant une offre modulaire, adaptée à la taille de votre structure et à votre niveau de maturité numérique.
Nous disposons d’une équipe projet dédiée au secteur de l’habitat social et vous accompagnons dans vos projets de bout en bout.
Gestion de vos courriers entrants, enquêtes SLS/OPS, attestations d’assurance ou dossiers locataires.
Nous assurons le tri, le contrôle complétude et conformité, le classement ainsi que la mise à disposition au format numérique.
Numérisation des documents en mode standard ou fidèle (NF Z42-026) selon vos exigences.
Indexation par traitement intelligent (LAD/RAD/OCR/RPA).
Portail GED personnalisé, compatible avec vos outils.
Recherche avancée, collaboration avec gestion des droits, workflows personnalisés et suivi RGPD.
Automatisation des relances en cas de dossiers incomplets.
Automatisation de vos envois (Quittances, enquêtes SLS/OPS, etc.)
Signature électronique : suivi de l’état d’avancement et planification des relances.
Conservation de vos archives papier dans l’un de nos 31 sites de conservation sécurisés en France.
Nous assurons le reconditionnement, le classement, la traçabilité des mouvements, la consultation sécurisée et l’élimination certifiée en fin de durée légale.
Conservation de vos archives numériques dans notre Système d’Archivage Electronique certifié pour assurer intégrité et pérennité de vos documents.
Les campagnes récurrentes (SLS, OPS, attestations d’assurance…) demandent du temps et de la rigueur.
Les équipes ont besoin de soutien sur ces tâches à faible valeur ajoutée, pour se concentrer sur leurs missions techniques, sociales et de proximité.
Au sein de locaux remplis de documents essentiels voire stratégique, l’enjeu est de pouvoir centraliser l’information, assurer sa traçabilité, et retrouver rapidement un document en cas de besoin.
Pour assurer un service réactif, les services métiers (gestion locative, technique, comptabilité…) ont besoin de consulter facilement les documents, que ce soit sur site ou à distance, avec un accès immédiat et sécurisé pour répondre efficacement aux demandes.
Dans un environnement réglementaire exigeant, le respect des obligations légales de conservation, d’archivage probant et de confidentialité des données locataires sont des enjeux clés.
Les bailleurs doivent pouvoir garantir la conformité tout en sécurisant l’accès à l’information.
Téléchargez notre plaquette et découvrez notre offre dédiée aux bailleurs sociaux !
Les forces de Xelians
