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Gestion Électronique des Documents

Un référentiel unique pour vos documents
Tout savoir sur la solution

Vos enjeux

La quantité d’informations à gérer dans votre entreprise s’accroît à une vitesse phénoménale. Toutes ces informations (courriers, e-mails, dossiers RH, factures, contrats, etc.), sont stockées dans différents lieux (postes de travail, armoires de bureaux) et systèmes.

Cette profusion d’informations sous différentes formes (papier et numérique) est souvent mal rangée et rend la recherche difficile. Par ailleurs, vos collaborateurs continuent d’effectuer manuellement des tâches diverses, ce qui génère des erreurs et des retards.

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La RÉPONSE DE XELIANS

La solution de Xelians vous permet de regrouper l’ensemble de vos documents dans un référentiel unique.

Les documents nativement numériques sont capturés et indexés automatiquement, puis intégrés dans notre GED (Gestion électronique des Documents) selon un plan de classement défini en amont.

Quant aux originaux papier, ils sont dématérialisés de manière automatique ou manuelle selon vos usages : capture, reconnaissance automatique, indexation par surlignage, stockage, etc.

Enrichie de fonctions de workflows (circuits de validation, listes de diffusion, etc.), notre solution vous aide à optimiser vos processus métiers (gestion de factures fournisseurs par exemple) et s’intègre parfaitement à votre SI, pour plus de productivité et d’efficacité.

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Réponse Xelians Gestion électronique des documents
Réponse Gestion électronique des documents Xelians

Notre offre

Notre solution de Gestion Documentaire : un réel levier de performance au sein de votre organisation.

  • Vous collaborez facilement dans votre entreprise : Accédez rapidement à vos documents et partagez l’information.
  • Vous régulez les accès à vos documents : Gérez les habilitations des documents pour une sécurité renforcée.
  • Vous générez un référentiel documentaire : Centralisez et structurez facilement vos documents.
  • Vous optimisez votre organisation : Automatisez le classement de vos documents en fonction de vos critères.
  • Vous gagnez en productivité : Classez automatiquement vos documents dans les dossiers correspondant : complétude du dossier, rapprochement commande/facture, etc.
avantages gestion électronique des documents
  • Vous maîtrisez votre capital informationnel : Disposez de journaux de preuves vous permettant une traçabilité complète de la vie du dossier.
  • Vous gagnez en efficacité : Mettez en place des workflows automatiques vous permettant de vous affranchir des tâches chronophages.
  • Vous pilotez votre activité : Bénéficiez d’un reporting en temps réel des documents communs à toutes les entités.
  • Vous gagnez en pertinence dans vos déplacements : Disposez de l’ensemble de vos documents depuis n’importe quel support.

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les avantages de la GED

Une solution adaptée à vos métiers

Certains services (comptabilité, RH, etc.) sont particulièrement concernés par les tâches laborieuses et répétitives, comme la saisie manuelle de données. Xelians vous propose d’automatiser vos processus métiers, par exemple en dématérialisant vos factures fournisseurs.

Notre solution gère l’ensemble du processus de traitement de vos factures : depuis la reconnaissance automatique du courrier jusqu’au paiement, en passant par la réconciliation avec la commande.

Xelians est le 1er intégrateur européen de la solution DocuWare.

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Les bénéfices de
la GED

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Productivité accrue

Centralisez et structurez facilement vos documents

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Collaboration garantie

Accédez rapidement à vos documents et partagez l'information

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Pilotage de votre activité

Bénéficiez de reporting en temps réel