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Numérisation

Dématérialisez vos documents papier et entrez dans l’ère du Digital !
Tout savoir sur la solution

VOS ENJEUX

Entreprise ou administration, les originaux papiers de certains de vos documents doivent être conservés pour des raisons légales ou patrimoniales. Cependant, vous souhaitez :

  • Limiter la circulation des documents papier confidentiels/sensibles;
  • Consulter les documents rapidement et partager l’information plus facilement;
  • Gagner de l’espace de travail en détruisant les originaux;
  • Garantir la valeur probatoire des copies numériques.

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La solution de numérisation de Xelians

La réponse de Xelians

Nous assurons la traçabilité de chaque opération du processus de numérisation au sein de nos 10 centres de BPO et de numérisation. Xelians numérise et indexe plus de 60 millions de documents par an. Confiez-nous la numérisation de vos documents et transformez votre entreprise !

Xelians est certifié NF 544 pour la Numérisation Fidèle et NF Z42-013 pour la préservation de l’intégrité des documents numériques.

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Numérisez vos documents

Notre offre

Xelians propose une solution agile et complète de Numérisation vous permettant d’emprunter le chemin de la transformation numérique au sein de votre organisation.

Les principales caractéristiques de notre solution en 5 points 

1. CONSULTEZ RAPIDEMENT LES DOCUMENTS RECHERCHÉS

  • Transformez vos documents papier en copies numériques;
  • Partagez plus facilement les informations;
  • Conservez et sécurisez vos images numériques et documents originaux.

Notre solution permet de numériser vos documents ou dossiers papier afin d’obtenir des copies numériques facilement consultables en ligne par vos collaborateurs. Nous offrons une large gamme de prestations :

  1. Numérisation de fonds de stock et d’historique, de plans, livres, etc.
  2. LAD, RAD, OCR pour extraction automatique de données.

2. AFFRANCHISSEZ-VOUS DU PAPIER

Renforcez la sécurité et la confidentialité de l’information en numérisant vos documents : prise en charge dans vos locaux jusqu’au versement dans vos SI métiers ou dans nos solutions.

3. PÉRENNISEZ VOS DOCUMENTS

Évitez toute dégradation accidentelle ou naturelle des originaux par une numérisation : il est coûteux, fastidieux, voire impossible de remplacer un document papier en cas d’endommagement ou de perte. C’est une raison supplémentaire de relever le défi du processus de la digitalisation.

4. PROTÉGEZ VOS DOCUMENTS

  • Préservez vos documents originaux papier en faisant des copies numériques;
  • Disposez d’éléments de preuve en cas de perte de vos documents sensibles.

5. AMÉLIOREZ LA PRODUCTIVITÉ DE VOTRE ENTREPRISE

  • Gérez plus facilement vos documents : les documents numérisés sont beaucoup plus faciles à gérer, à stocker et sont plus accessibles que la version papier. La possibilité de pouvoir les consulter à tout moment et de les partager avec les clients, améliore la productivité de l’équipe ainsi que l’expérience client.
  • Gagnez du temps : l’extraction automatique des données à partir d’un fichier numérisé prend beaucoup moins de temps et est beaucoup moins sujette aux erreurs que la copie manuelle des données.

Schéma de la numérisation

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Renforcez votre conformité grâce à la numérisation probatoire !

La norme NF Z42-026  ouvre la voie à la destruction des originaux papiers après numérisation. En effet, selon la réforme du Code Civil sur la force probante de la copie numérique fidèle, mise en application depuis début 2017, « la copie numérique aura valeur probante sous réserve qu’elle soit produite via des procédés spécifiques de numérisation préservant la vocation probatoire du document et conservée dans un système d’archivage pérenne, c’est-à-dire un Système d’Archivage Electronique (SAE) à vocation probatoire tel que défini par la norme NF Z42-013 »

Xelians assure la traçabilité de chaque opération du processus de numérisation. Les copies numériques sont versés dans notre SAE certifié NF Z42-013 afin de préserver leur intégrité et leur pérennité.

Les bénéfices de
la Numérisation

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Sécurité et confidentialité

Circulation limitée des documents sensibles et/ou confidentiels

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Productivité et efficacité

Consultation rapide des documents et partage facilité des informations

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Fiabilité

Moins d’erreurs, d’endommagement ou de perte de documents