Les 4 questions à se poser pour externaliser vos archives
Vous réfléchissez à une externalisation de vos archives physiques ?
Il est normal de se poser des questions avant de franchir le pas. Voici 4 questions que vous devez vous poser pour externaliser vos archives.
1. Quels sont vos freins ?
Les freins peuvent être psychologiques : vous êtes habitué à conserver vos archives dans vos locaux alors le fait de confier vos archives à un tiers peut-être une source d’appréhension, notamment en termes de sécurité ou d’organisation.
Il est parfois difficile d’évaluer les gains potentiels de l’externalisation. Néanmoins, passer par un prestataire pour stocker vos archives peut représenter de nombreux bénéfices :
- Gain financier
- Meilleure sécurité des archives
- Optimisation de vos espaces
2. Quels documents pouvez-vous externaliser ?
Vous pouvez externaliser tout type de documents chez Xelians (documents commerciaux, comptables, dossiers RH, …).
Il convient de bien connaître la durée légale de conservation de chaque document (1 an, 5 ans, …) et sa fréquence de consultation (tous les jours, 1 fois par mois, 1 fois par an).
Il est important de définir les personnes qui sont habilitées à consulter les archives ainsi que la quantité en mètres linéaires que vous souhaitez externaliser.
3. Comment choisir le tiers-archiveur ?
Il existe plusieurs critères à prendre en compte pour choisir votre prestataire :
- Sécurité
- Contrôles d’accès
- Système anti-incendie
- Alarmes anti-intrusion
- Systèmes de protection contre toutes autres nuisances
- Délai de restitution de vos cartons
Vous devez aussi savoir si le prestataire est certifié pour les normes sur l’archivage physique :
- Normes NF 342, la NF Z 40-350 sur les Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents
- Norme ISO 9001 sur le système de management de l’ensemble des activités
- Certification des hébergeurs de données de santé
4. Quel est le budget que vous pouvez allouer à l’externalisation de vos archives ?
Il est important de définir votre budget dédié à l’externalisation de vos archives mais le fait de confier vos archives à un tiers archiveur permet de réaliser un important gain financier.
En effet, il est jusqu’à 10 fois moins coûteux d’externaliser vos archives que de réaliser un archivage interne.
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