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    Les 4 questions à se poser pour externaliser vos archives

    Vous réfléchissez à une externalisation de vos archives physiques ? Il est normal de se poser des questions avant de franchir le pas. Voici les 4 questions que vous pouvez vous poser pour externaliser vos archives.

     

    Quels sont les freins ?

    Les freins peuvent être psychologiques : vous êtes habitué à conserver vos archives dans vos locaux alors le fait de confier vos archives à un tiers peut-être une source d’appréhension, notamment en termes de sécurité ou d’organisation. Il est parfois difficile d’évaluer les gains potentiels de l’externalisation (gain financier, meilleure sécurité des archives, résoudre les problèmes de place, …) quand on est novice sur le sujet.

    Quels documents je peux externaliser ?

    Vous pouvez externaliser tout type de documents chez Xelians (documents commerciaux, comptables, dossiers RH, …), il convient de bien connaître la durée légale de conservation de chaque document (1 an, 5 ans, …), sa fréquence de consultation (tous les jours, 1 fois par mois, 1 fois par an). Il est important de définir les personnes qui sont habilitées à consulter les archives et combien de mètres linéaires vous souhaitez externaliser.

    Comment choisir le tiers-archiveur ?

    Il existe plusieurs critères à prendre en compte pour choisir votre prestataire qualifié:

    • Sécurité
    • Contrôles d’accès
    • Système anti-incendie
    • Alarmes anti-intrusion
    • Systèmes de protection contre toutes autres nuisances)
    • Délai de restitution de vos cartons (sous 48H par exemple)

    Vous devez aussi savoir si le prestataire est certifié pour les normes sur l’archivage physique :

    • Normes NF 342, la NF Z 40-350 sur les Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents
    • Norme ISO 9001 sur le système de management de l’ensemble des activités
    • Certification des hébergeurs de données de santé

    Quel budget ?

    Il est important de définir votre budget dédié à l’externalisation de vos archives mais le fait de confier vos archives à un tiers archiveur permet de réaliser un important gain financier.

    En effet, il est jusqu’à 10 fois moins coûteux d’externaliser vos archives que de réaliser un archivage interne.

     

    Vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions d’archivage physique ? 

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