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    7 choses à savoir avant de passer à la facturation électronique

    Les services comptables et financiers sont touchés par l’évolution de la digitalisation des entreprises avec entre autre, la facturation électronique qui s’impose progressivement et répond à des enjeux majeurs.
    Avant de vous lancer dans la dématérialisation de vos factures, il est primordial de connaître les informations clés liées à la facturation électronique…

    N°1 : Quel est le poids de la facturation en France ?

    Chaque année, 2,5 milliards de factures sont échangées en France ! Les entreprises traitent en moyenne 700 factures par an, que ce soient des factures clients ou fournisseurs, un volume conséquent !

    Actuellement, 80% des factures fournisseurs sont en format papier. Par ailleurs, 94% des entreprises envoient toujours des factures en format papier. La facture électronique ne représente en effet que 15% des factures des entreprises.

    Si 60% des entreprises n’ont pas encore de solution de dématérialisation des factures, 30% ont néanmoins compris leur nécessité et souhaitent s’en équiper dans les mois à venir. La transition digitale est en marche…

    N°2 : Quelle définition et quels usages pour la facture électronique ?

    Il s’agit d’une facture créée, émise, reçue et conservée au format électronique. La facture électronique doit répondre aux exigences fixées par la règlementation et doit garantir : l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité.

    Aujourd’hui, trois voies de facturation électronique sont admises par l’Administration fiscale : l’EDI , le PDF simple et le PDF signé.

    Initiée par la Directive Européenne 2010-45 CE et entrée en vigueur en France depuis le 1er janvier 2013, la facture électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont l’Etat comme client.

    À terme, elle sera imposée progressivement à toutes les transactions B2B par l’article 56 du Projet de Loi de Finances 2020 entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025.

    N°3 : La dématérialisation des factures est-elle un levier de performance pour les entreprises ?

    Les chiffres parlent d’eux-mêmes ! Une facture au format papier demande 15 jours de traitement à une entreprise contre 3 jours pour un format électronique.

    Cette même facture au format papier a un coût de traitement de 13,80 euros alors que son homologue électronique a un coût de 7,50 euros pour l’entreprise.

    Plus qu’un gain de temps et une réduction de coût, la facturation électronique permet également (via la mise en place d’une solution adéquate) de sécuriser les flux financiers grâce à une visibilité accrue et une réduction des risques liés à la relation fournisseur.

    N°4 : Quelles sont les règles de conservation des factures électroniques ?

    Trois règles régissent la conservation des factures électroniques :

    1. Pour les factures envoyées par voie électronique : 3 ans de conservation sur support informatique sont nécessaires pour les factures envoyées par voie électroniques auxquelles 3 années supplémentaires s’ajoutent sur tout autre support.
    2. Pour les factures ayant une signature électronique : leur conservation se fait dans leur format original pendant 6 ans.
    3. Pour les factures transmises en EDI : la conservation des informations émises et reçues s’effectue dans leur format original pendant 6 ans.

    N°5 : La numérisation fidèle est-elle possible pour les factures papier ?

    Auparavant, les entreprises pouvaient numériser les factures reçues au format papier à condition de conserver les originaux papiers durant 6 ans (article L 102 C du grand livre des procédures fiscales).

    L’arrêté du 22 mars 2017 autorise désormais la numérisation des factures papiers, des pièces justificatives et leur conservation numérique.

    Une nouvelle qui facilite donc la destruction des originaux papiers si toutes les exigences de la copie fiable sont respectées : chaque document numérisé doit être conservé au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) et doit être assorti d’un cachet électronique puis horodaté afin de dater les différentes opérations réalisées.

    N°6 : Pourquoi la Piste d’Audit Fiable (appelée également PAF) devient-elle incontournable ?

    La Piste d’Audit Fiable est une obligation de contrôle interne de la facturation au sein des entreprises qui découle de la Directive européenne 2010-45 CE.

    Depuis le 1er janvier, toutes les entreprises sont concernées par la PAF dès lors qu’elles traitent des factures papier numérisées ou des factures PDF simple.

    Elle a pour objectif de retracer tous les processus internes, avec une chronologie précise, depuis l’origine de la facture jusqu’à sa conservation.

    Grâce à la PAF, les entreprises peuvent ainsi identifier et corriger des erreurs ou anomalies dans la gestion des factures et garantir la bonne application des règles liées à la facturation !

    N°7 : Quels sont les risques liés à la non application de la PAF ?

    Toutes les entreprises doivent au regard de l’Administration fiscale, être en mesure de reconstituer la chronologie de leur processus de facturation sous peine de sanction.

    Les risques d’absence de preuve de l’application de la Piste d’Audit Fiable lors d’un contrôle fiscal peuvent être importants :

    • une remise en cause de la déductibilité de la TVA sur les factures ;
    • des intérêts de retard ;
    • une remise en cause du caractère d’original de la facture de vente émise entraînant une pénalité de 50% du montant ;
    • etc. ;

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