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Success Story
Externalisation des archives du Syctom, l’agence métropolitaine des déchets ménagers
Externalisation des archives du Syctom, l’agence métropolitaine des déchets ménagers

L’essentiel

  • Société : Syctom, l'agence métropolitaine des déchets ménagers
  • Secteur : Secteur Public
  • Nombre de collaborateur : 131 agents publics techniques et administratifs

à retenir :

  • 2.3 millions de tonnes de déchets ménagers traités par an

SYCTOM

Qui est le Syctom ?

Le Syctom est le plus important syndicat européen de traitement et de valorisation des déchets.

Dans ses installations, il assure le traitement et la valorisation des déchets collectés par ses collectivités adhérentes :

  • les papiers et emballages issus de la collecte sélective (à l’exception du verre)
  • les ordures ménagères résiduelles
  • les objets encombrants et les déchets apportés en déchèteries
  • les biodéchets

état des lieux

Le Syctom souhaite réaliser un plan de classement et une indexation des conteneurs avant d’externaliser ses archives sur un site de conservation. Les objectifs sont de sécuriser ses archives en leur offrant des conditions optimales de conservation et de bien organiser leurs fonds d’archives afin de pouvoir accéder facilement à ses archives au gré des besoins du syndicat.

Le syndicat cherchait donc un prestataire capable à la fois d’assurer le traitement documentaire et la conservation de ses archives dans un site sécurisé, agréé SIAF et basé en France pour garantir la souveraineté de ses documents administratifs.

les objectifs

Quels sont les objectifs du Syctom ?

  1. Sécuriser ses archives
  2. Accéder rapidement aux documents

la réponse de Xelians

Xelians a accompagné le Syctom dans des prestations archivistiques puis dans l’externalisation de ses archives sur l’un de ses sites de conservation agrée SIAF pour sécuriser ses archives  administratives. Nous avons mis en place des procédures et des moyens adaptés pour répondre aux besoins du client.

les étapes clés du projet

  • Cadrage, validation du volume, des moyens matériels et humains
  • Mise à disposition d’une équipe (pour enlèvement des archives) encadrée par un chef de projet et un chef d’équipe
  • Validation et paramétrage du plan de classement
  • Extraction des unités d’archives dans les sous-sols du bâtiment et mise en conteneurs par nos services de l’ensemble du fonds (3000 conteneurs)
  • Indexation de l’ensemble des conteneurs par l’équipe archivistique
  • Entrée des archives dans un de nos sites de conservation
  • Conservation sur un de nos sites agréé SIAF
  • Communication d’archives
  • Formation DEXTO
  • Comité de suivi projet hebdomadaire avec le chef de projet et l’ingénieur commercial Xelians

les bénéfices

Quels sont les bénéfices générés par le Syctom ?

  • Pérennité des archives du syndicat : conservation des archives dans des conditions optimales
  • Conformité : sites agréés SIAF, respect des durées légales de conservation des documents administratifs
  • Facilités d’accès aux archives : accéder rapidement à ses archives et présenter une preuve

et après ?

Quels sont les projets à venir ?

Le Syctom est un client actif depuis juin 2019.

Le projet en chiffres

Combined ShapeCreated with Sketch.

3000

conteneurs

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131 utilisateurs

(potentiellement)

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1 direction du groupe impliquée

avec les archives de tous les services

Cas clients

France Télévision

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Département des Yvelines

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Ministère de la Justice

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