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Success Story
Projet d'externalisation pour le Syndicat Intercommunal
Externalisation d’archives pour le Syndicat Intercommunal du Bassin de la Haute et Basse Beuvronne

L’essentiel

  • Société : Ville de Claye-Souilly
  • Secteur : Secteur Public

à retenir :

  • 12 486 habitants en 2017 pour Claye-Souilly
  • 894 habitants en 2017 pour Gressy

Syndicat intercommunal

Qui est le Syndicat Intercommunal ?

Le syndicat est composé de 2 communes (Claye-Souilly et Gressy) qui sont des communes françaises situées dans le département de Seine-et-Marne en région Île-de-France à côté de l’aéroport de Roissy.

état des lieux

Le syndicat intercommunal souhaite réaliser un tri et un inventaire des archives des deux mairies avant externalisation. L’objectif est de gagner de la place dans les locaux et de pouvoir accéder facilement aux archives au gré des besoins des communes.

Le syndicat cherchait donc un prestataire capable à la fois d’assurer le traitement documentaire et la conservation de ses archives dans un site sécurisé, agréé SIAF et basé en France pour la garantir la souveraineté de ses documents administratifs.

Les objectifs

Quels sont les objectifs pour le Syndicat ?

  1. Gagner de l’espace
  2. Sécuriser les archives
  3. Accéder rapidement aux documents

La réponse de Xelians

Dans le cadre de l’externalisation des archives du syndicat intercommunal, Xelians a accompagné la mairie du tri à l’externalisation de ses archives.

L’objectif était d’apporter une solution globale répondant aux exigences des 2 mairies.

les étapes clés du projet

  • Tri et inventaire des archives par des archivistes experts pendant 9 jours
  • Préparation à l’externalisation des archives : manutention, transport, conditionnement en conteneurs, etc.
  • Prise en charge de 45 mètres linéaires
  • Entrée des archives dans un de nos sites de conservation
  • Destruction de 30 conteneurs
  • Communication et réintégration des archives

bénéfices générés

Quels sont les bénéfices générés par le Syndicat?

  • Gain d’espace : libération d’espace dans les deux mairies
  • Pérennité des archives communales : conservation des archives dans des conditions optimales
  • Conformité : sites agréés SIAF, Respect des durées légales de conservation des documents administratifs
  • Réactivité : nos 35 sites sont tous basés dans l’hexagone
  • Gain financier : réalisation d’économies

Et Après ?

Quels sont les projets à venir avec le Syndicat ?

Le syndicat est un client actif depuis septembre 2019.

Le projet en chiffres

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Septembre 2019

Début du projet

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2 utilisateurs

Cas clients

France Télévision

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Département des Yvelines

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Ministère de la Justice

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