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    Vrac numérique

    Maitrisez votre patrimoine informationnel !

    Tout savoir sur l'expertise

    Mettez de l'ordre dans vos documents !

    Le saviez-vous ? Aujourd’hui, le volume croissant de l’information et des documents internes à gérer constitue la priorité n°1 des entreprises.

    Face à ce chaos numérique provenant de multiples sources, le phénomène du vrac numérique constitue la principale problématique à laquelle doit répondre la gouvernance de l’information.

    Cette infobésité complexifie à la fois l’exploitation des données, leur gestion et leur conservation, et donc vous expose à des risques juridiques et financiers.

     

    Qu’est ce que le vrac numérique ?

    Lorsqu’il crée ou sauvegarde un document, l’utilisateur n’a pas forcément le temps, les moyens ou la connaissance pour appliquer la conformité réglementaire de son organisation ou préserver la confidentialité des informations des documents.

    Chaque collaborateur produit ainsi un nombre considérable de fichiers et commet inévitablement des erreurs : mauvaise classification, nommage, doublons, problèmes de versionning…

    Qu'est-ce que le vrac numérique ?

    Conservation de vos documents, quels sont les enjeux et les risques ?

    Les organisations ont l’obligation de conserver les documents ayant une durée légale de conservation. Le respect de cette durée est d’autant plus complexe qu’elle est variable selon la nature du document : 5 ans (contrats de travail), 6 ans (documents fiscaux), 10 ans (comptes annuels)…

    Risques financiers

    Le vrac numérique peut exposer votre entreprise à de lourdes amendes :

    • Non respect de la durée de conservation
    • Perte de documents
    • Non respect du Règlement Général de la Protection des Données (RGPD)
    • Etc…

    Risques juridiques

    Il est important de maîtriser les risques liés à votre activité et à la conformité de vos documents vis-à-vis de la législation. Certains documents sensibles peuvent engendrer des risques juridiques à votre entreprise :

    • Contrat d’assurance inachevé ou abandonné
    • Informations financières dévoilées
    • Documents non conforme au code du travail (Règlement intérieur)

    Xelians vous accompagne

    Comment traiter un vrac numérique ?

    Xelians vous apporte des solutions pratiques pour analyser, évaluer et traiter vos vracs numériques.

    En fonction de la taille de votre organisation et de la complexité documentaire qui en résulte, Xelians a développé l’offre X-vrac pour vous proposer 2 types d’approches pour traiter votre vrac numérique :

    • Une approche humaine mêlant conseil et utilisation de solutions logicielles open source dans un laps de temps défini ;
    • Une approche industrielle avec la Vrac Factory alliant expertise et mise en œuvre d’une solution logicielle utilisant l’intelligence artificielle pilotée par des spécialistes de la gestion documentaire.
    XVrac c'est l'expertise qui allie méthodologie et solutions logicielles

    L’offre X-vrac avec la Vrac Factory, c’est l’industrialisation du traitement du vrac numérique quelle que soit sa nature, sa complexité ou son volume.

    Eliminez, conservez et enrichissez vos données ! Plus que du nettoyage, avec Xelians valorisez vos vracs numériques, réduisez vos risques juridiques et financiers et maîtrisez votre patrimoine documentaire.

    De la méthodologie au traitement en passant par la gestion et l’analyse de votre vrac numérique, nous nous occupons de tout !

    Contactez-nous

    Les avantages de notre offre X-vrac

    Gérez vos vracs numériques

    • Gestion et traitement des vracs à la volée en fonction de vos besoins
    • Economies d’échelle en matière de stockage et de conservation
    • Coût adapté à la complexité de vos vracs (typologie, langue, métier, durée de l’arriéré…)

    Coût maitrisé vrac numérique

    Soyez conformes aux exigences légales

    • Conformité assurée pour l’ensemble de vos documents sensibles ou juridiques
    • Respect de la législation en matière de données personnelles (RGPD)
    • Respect de la sécurité et de la confidentialité des informations des fichiers créés sur vos PC, lecteurs, drives, serveurs

    Conformité vrac numérique

    Organisez votre patrimoine documentaire

    • Auto-classification et synchronisation de vos répertoires partagés, SharePoint, ECM
    • Indexation, analyse et rapprochement des informations des documents avec le contexte métier de l’entreprise
    • Une capacité de traitement industrielle pour plusieurs entités d’une même entrepris

    Identification et indexation de votre vrac numérique

    Prestation in situ ou externalisée

    • Mise en place rapide d’une prestation Internalisée ou externalisée de bout en bout
    • Une qualité homogène (apprentissage machine) dans la durée
    • Des résultats alliant une précision de 97%

    Prise en charge immédiate vrac numérique



    Les bénéfices

    Restitution et reporting

    Productivité

    Organisez vos informations et vos documents pour une plus grande productivité.

    Conservation probatoire et sécurisée

    Sécurité

    Protégez vos documents importants et conservez-les de manière durable.

    Prise en charge des dossiers

    Maîtrise

    Valorisez votre patrimoine documentaire et réutilisez des informations produites.

    Les forces de Xelians

    Expertise

    45 ans d'expérience

     

    • Leader dans le traitement documentaire à 360°
    • Portefeuille varié de clients
      (Grands Groupe – PME – Professions libérales – Secteur public)
    • Interopérabilité des solutions

    Expérience optimale

    Complémentarité de nos offres

     

    • Chefferie de projet à 360°
    • Equipes d’experts pluridisciplinaires
    • Interopérabilité des solutions

    Interlocuteur unique

    De A à Z pour votre projet

     

    • Échanges simplifiés
    • Confiance
    • Proximité

    Adaptabilité

    Offre standard ou sur-mesure

     

    • Spécificités des besoins
    • Exigences sectorielles
    • Enjeux réglementaires

    Sécurité

    Tiers archiveur & de confiance

     

    • Confidentialité des archives
    • Hébergement des données sur le territoire français
    • Solutions et sites certifiés : ISO 27001 / HDS ; NF342 ; SIAF ; NF461…

     

    Pour aller + loin

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