Vos besoins
Trouvez votre solution sur mesure
Vos besoins
Selectionnez ce qui vous correspond le plus pour Conformité RGPD
Vos besoins
Selectionnez ce qui vous correspond le plus pour Externalisation
Vos besoins
Selectionnez ce qui vous correspond le plus pour Gain d’espace
Vos besoins
Selectionnez ce qui vous correspond le plus pour Economie
Vos besoins
Selectionnez ce qui vous correspond le plus pour Interopérabilité

Rappelez-nous


    Cleaning Days

    Optimisez vos espaces de bureaux et réduisez vos coûts de stockage documentaire !

    Tout savoir sur l'expertise

    Les multiples enjeux des cleaning days.

    Votre entreprise déménage vers un nouveau siège, un nouveau bureau ou un nouveau bâtiment ? une fusion de 2 entreprises ?  Vous avez la volonté d’optimiser vos actions d’archivage et de traitement documentaire ou faire du tri dans vos archives papiers ? Ou vous souhaitez améliorer votre politique RSE ? Les cleaning days répondent à ce type d’enjeux.

    En moyenne, 50% des documents papiers conservés dans les armoires sont conservés inutilement (dossiers personnels, versions de travail, doublons). Les entreprises sont plus que jamais sensibilisées à la réduction de l’empreinte carbone.

    Xelians vous accompagne

    Les autres enjeux des cleaning days.

    Les autres objectifs des cleaning days sont nombreux comme éliminer tout ce qui est obsolète dans vos bureaux, espaces de travail, archiver tout ce qui doit être préservé, obtenir un état des lieux de votre fond documentaire archives, mettre en place des recommandations sur les modalités de traitements et sorts finaux des documents papiers (en amont d’un déménagement par exemple), s’assurer des bonnes pratiques d’archivage dans l’entité.

    Les cleaning days peuvent aussi être un événement fédérateur dans votre entreprise. Ils permettent de respecter vos engagements RSE en réduisant en moyenne de 30% votre volume documentaire papier dans vos bureaux et espaces de travail.

    Nos experts vous accompagnent dans la réussite de vos cleaning days avec une proposition modulable.

    maitre oeuvre

    Processus

    Les étapes clés

    Bilan de l'existant et préconisations

    Bilan de l'existant et préconisations

    Bilan de l'existant et préconisations
    Bilan de l'existant et préconisations
    • Analyse de l’existant : audit de la production. documentaire et cartographie des espaces de travail.
    • Plans d’actions des projets et priorisation dans le cadre du cleaning days.
    • Outils de pilotage et de communication à destination de l’équipe projet.
    Réalisation du Cleaning Days

    Réalisation du Cleaning Days

    Réalisation du Cleaning Days
    Réalisation du Cleaning Days
    • Accompagnement des collaborateurs aux actions à mettre en place lors du cleaning days.
    • Pilotage des opérations (externalisation, destruction, numérisation si besoin).
    • Bilan de l’opération.
    Déploiement des nouvelles pratiques documentaires

    Déploiement des nouvelles pratiques documentaires

    Déploiement des nouvelles pratiques documentaires
    Déploiement des nouvelles pratiques documentaires
    • Mise en place d’une nouvelle gestion des documents papier et électroniques.
    • Méthode de travail et production documentaire optimisée.
    • Si besoin, aide à l’acquisition d’outils (cahier des charges, choix de la solution, déploiement).
    • Conduite du changement (kit de formation, supports, …).
    Combined ShapeCreated with Sketch.

    Gain d'espace

    Optimisez vos espaces de travail et réduisez vos coûts de stockage documentaire dans votre entreprise.

    ShapeCreated with Sketch.

    Eco-responsabilité

    Réduisez votre impact environnemental et soyez conforme avec votre politique de RSE tout en améliorant le bien-être de vos collaborateurs au travail.

    Combined ShapeCreated with Sketch.

    Réactivité

    Facilitez l’accès et l’exploitation de vos documents au sein de votre entreprise. Ainsi, vous gagnerez en productivité et en efficacité.

    ShapeCreated with Sketch.

    Conformité

    Limitez vos risques. Identifiez les documents engageants et respectez leurs durées légales de conservation.

    "Xelians est en mesure d’accompagner le client dans toute sa démarche de cleaning day : de la phase d’audit quantitatif et qualitatif à l’externalisation de ses documents sous oublier bien sûr la destruction des archives obsolètes."

    Emeline Moscato
    chef de projets
    • Une équipe d’experts en traitement documentaire: chefs de projets, archivistes expérimentés, diplômés de l’enseignement supérieur avec une parfaite maîtrise des normes archivistiques et des règles d’indexation, etc.
    • Offre globale couvrant la totalité la chaîne de valeur documentaire.
    • De nombreuses certifications (NF 342 NF Z40-350, prestation d’archivage et de gestion. externalisée de documents, NF Z42-026, numérisation fidèle).
    • 35 sites de conservation repartis dans l’hexagone dont 26 agréés SIAF.
    Les-de-Xelians

    Pour aller + loin

    TÉLÉCHARGEZ NOTRE PLAQUETTE

    Vous souhaitez en savoir plus sur les Cleaning Days ? Téléchargez notre plaquette !

      *Champs obligatoires

      Xelians traite les données à caractère personnel recueillies ci-dessus pour la réalisation de traitements à des fins de gestion de votre demande, et si vous y consentez, à la prospection pour :

      • Vous proposer des services et offres promotionnelles adaptées à votre besoin,
      • Gérer vos demandes éventuelles en tant que prospect ou partenaire commercial.

      Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et l’exercice de vos droits « informatiques et libertés », reportez-vous à notre Politique de confidentialité.

      retour en haut de page