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    Cleaning Days

    Optimisez vos espaces de bureaux et réduisez vos coûts de stockage documentaire !

    Tout savoir sur l'expertise

    Les multiples enjeux des cleaning days

    Organiser un cleaning days a pour but de désencombrer les bureaux en rangeant, triant et classant les documents, cette journée se veut aussi éco-responsable.

    Obligatoire depuis le 1er juillet 2016 pour les administrations de plus de 20 personnes et les entreprises de plus de 100 salariés, le tri des papiers est malgré cela trois fois moins réalisé au bureau qu’à la maison.

    En moyenne, 50% des documents papiers conservés dans les armoires sont conservés inutilement (dossiers personnels, versions de travail, doublons). Les entreprises sont plus que jamais sensibilisées à la réduction de l’empreinte carbone.

    Xelians vous accompagne

    Les autres enjeux des cleaning days

    Les autres objectifs des cleaning days sont nombreux comme éliminer tout ce qui est obsolète dans vos bureaux, espaces de travail, archiver tout ce qui doit être préservé, obtenir un état des lieux de votre fond documentaire archives, mettre en place des recommandations sur les modalités de traitements et sorts finaux des documents papiers (en amont d’un déménagement par exemple), s’assurer des bonnes pratiques d’archivage dans l’entité.

    Les cleaning days peuvent aussi être un événement fédérateur dans votre entreprise. Ils permettent de respecter vos engagements RSE en réduisant en moyenne de 30% votre volume documentaire papier dans vos bureaux et espaces de travail.

    Nos experts vous accompagnent dans la réussite de vos cleaning days avec une proposition modulable.

    maitre oeuvre

    Vous reconnaissez-vous dans l’un de ces évènements déclencheurs ?

    • Projet de déménagement vers un nouveau siège ou un nouveau bâtiment
    • FusionAcquisition – Reventes de sociétés
    • Projet de valorisation / communication des archives
    • Volonté d’optimisation des actions d’archivage et de traitement documentaire

     

     

    Prenez contact avec nos experts

    Processus

    Bilan de l'existant et préconisations

    Bilan de l'existant et préconisations

    Bilan de l'existant et préconisations
    Bilan de l'existant et préconisations
    • Analyse de l’existant : audit de la production. documentaire et cartographie des espaces de travail.
    • Plans d’actions des projets et priorisation dans le cadre du cleaning days.
    • Outils de pilotage et de communication à destination de l’équipe projet.
    Réalisation du Cleaning Days

    Réalisation du Cleaning Days

    Réalisation du Cleaning Days
    Réalisation du Cleaning Days
    • Accompagnement des collaborateurs aux actions à mettre en place lors du cleaning days.
    • Pilotage des opérations (externalisation, destruction, numérisation si besoin).
    • Bilan de l’opération.
    Déploiement des nouvelles pratiques documentaires

    Déploiement des nouvelles pratiques documentaires

    Déploiement des nouvelles pratiques documentaires
    Déploiement des nouvelles pratiques documentaires
    • Mise en place d’une nouvelle gestion des documents papier et électroniques.
    • Méthode de travail et production documentaire optimisée.
    • Si besoin, aide à l’acquisition d’outils (cahier des charges, choix de la solution, déploiement).
    • Conduite du changement (kit de formation, supports, …).

    Les bénéfices

    Stockage des archives

    Gain d'espace

    Optimisez vos espaces de travail et réduisez vos coûts de stockage documentaire dans votre entreprise

    Cleaning Day

    Eco-responsable

    Réduisez votre impact environnemental et soyez conforme avec votre politique de RSE tout en améliorant le bien-être de vos collaborateurs au travail

    Prise en charge

    Réactivité

    Facilitez l’accès et l’exploitation de vos documents au sein de votre entreprise. Ainsi, vous gagnerez en productivité et en efficacité

    Gestion et conservation des archives

    Conformité

    Limitez vos risques. Identifiez les documents engageants et respectez leurs durées légales de conservation

    Les forces de Xelians

    Expertise

    45 ans d'expérience

     

    • Leader dans le traitement documentaire à 360°
    • Portefeuille varié de clients
      (Grands Groupe – PME – Professions libérales – Secteur public)
    • Interopérabilité des solutions

    Expérience optimale

    Complémentarité de nos offres

     

    • Chefferie de projet à 360°
    • Equipes d’experts pluridisciplinaires
    • Interopérabilité des solutions

    Interlocuteur unique

    De A à Z pour votre projet

     

    • Échanges simplifiés
    • Confiance
    • Proximité

    Adaptabilité

    Offre standard ou sur-mesure

     

    • Spécificités des besoins
    • Exigences sectorielles
    • Enjeux réglementaires

    Sécurité

    Tiers archiveur & de confiance

     

    • Confidentialité des archives
    • Hébergement des données sur le territoire français
    • Solutions et sites certifiés : ISO 27001 / HDS ; NF342 ; SIAF ; NF461…

     

    Pour aller + loin

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    Vous souhaitez en savoir plus sur les Cleaning Days ? Téléchargez notre plaquette !

      *Champs obligatoires

      Xelians traite les données à caractère personnel recueillies ci-dessus pour la réalisation de traitements à des fins de gestion de votre demande, et si vous y consentez, à la prospection pour :

      • Vous proposer des services et offres promotionnelles adaptées à votre besoin,
      • Gérer vos demandes éventuelles en tant que prospect ou partenaire commercial.

      Pour en savoir plus sur la gestion de vos données personnelles et l’exercice de vos droits « informatiques et libertés », reportez-vous à notre Politique de confidentialité.

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