Rappelez-nous
Nos spécialistes qualifiés se déplacent directement dans vos locaux pour structurer, trier et sécuriser vos archives en toute conformité.
Plus de la moitié des entreprises conservent encore une partie de leurs archives directement sur leur lieu de travail. Souvent non référencées ou dispersées, ces archives peuvent rapidement devenir difficiles d’accès, source de désorganisation, voire entraîner un risque de non-conformité.
Au fil des années, les archives s’accumulent naturellement et leur gestion devient un véritable défi. Le vrac papier s’installe, rendant la recherche d’un document longue et inefficace. Les équipes internes, déjà mobilisées sur leurs missions principales, n’ont ni le temps ni l’expertise pour structurer ces documents de manière rigoureuse.
Confiez la gestion de vos archives à Xelians, votre expert archivistique.
Que ce soit pour une intervention ponctuelle ou rapide sur un besoin urgent, nous mobilisons des archivistes qualifiés qui interviennent directement dans vos locaux selon vos besoins.
Nos chargés de mission analysent vos besoins et estiment le temps de traitement avant d’attribuer l’archiviste le plus adapté en fonction de la nature des documents, de la localisation et des disponibilités.
Le client reçoit une proposition argumentée avec les profils des archivistes sélectionnés pour assurer une parfaite adéquation avec la mission. Nos missions peuvent être ponctuelles pour remettre de l’ordre dans vos documents ou s’inscrire dans un accompagnement régulier.
Selon la complexité du projet, un ou plusieurs archivistes peuvent être mobilisés. Nos chefs d’équipes supervisent l’intervention et garantissent la qualité du service.
Xelians vous accompagne pour transformer vos contraintes de gestion documentaire en un système structuré, efficace et performant.
Xelians analyse votre fonds documentaire pour identifier les volumes, les besoins techniques et les contraintes d’intervention sur site. Cette évaluation permet d’établir un plan d’action clair et de sélectionner l’archiviste technicien ou l’équipe la plus adaptée.
Une fois l’audit réalisé, nos experts effectuent un inventaire détaillé des archives, recensant l’ensemble des documents à traiter afin de structurer les archives selon des critères définis,
Cela garantit une organisation claire et cohérente, tout en facilitant leur accès et leur gestion.
Les documents traités sont triés selon leur valeur administrative et les obligations légales.
Nos archivistes techniciens appliquent les règles de conservation et orientent les documents obsolètes vers la destruction sécurisée si nécessaire.
Les documents sont conditionnés dans des contenants adaptés pour assurer leur protection et leur conservation à long terme.
Selon les besoins, les archives peuvent également être préparées à la numérisation, offrant une transition vers un archivage électronique plus efficace, orchestré par notre solution d’archivage électronique à valeur probante.
A la fin de la mission, un rapport détaillé est remis avec un inventaire mis à jour sous format numérique.
Des recommandations spécifiques sont fournies pour assurer une gestion documentaire pérenne et de qualité.
L’externalisation des prestations archivistiques permet à vos équipes de gagner du temps et de se concentrer sur leur cœur de métier.
Le respect des durées de conservation est essentiel pour éviter les risques juridiques.
La destruction des archives et la ré optimisation de votre gestion documentaire vous permet de gagner de l’espace dans vos locaux et de réduire votre loyer.
Un archivage bien structuré est la première étape vers une gestion documentaire plus efficace.
Nos interventions préparent vos documents à la numérisation et garantissent une intégration fluide dans vos outils de gestion.
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