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Depuis 40 ans, Xelians s’engage à vos côtés en matière de qualité, de sécurité et de confidentialité et investit tous les moyens nécessaires pour vous proposer des solutions répondant aux standards réglementaires et normatifs les plus exigeants.

Xelians dispose actuellement de nombreuses certifications permettant de délivrer des prestations de gestion d’archives en conformité avec les réglementations en vigueur

Conformité

Les certifications de Xelians

Norme ISO 9001: 2015

Xelians

Cette norme repose sur un certain nombre de principes de management de la qualité, notamment sur une forte orientation client, une motivation et un engagement indéfectible de la direction, une approche processus pour une amélioration continue.

La norme ISO 9001:2015 aide à s’assurer que nos clients obtiennent des produits et services uniformes de bonne qualité.

Engagé dans une démarche de certification ISO 9000 depuis 1998, Xelians a obtenu la certification ISO 9001:2015 en octobre 2016 pour l’ensemble des activités ci-dessous (date de validité 15/10/2022) :

  • Audit, conseil archivistique, conservation et gestion d’archives privées et publiques sur sites agrées
  • Conception et fourniture de système d’archivage électronique en mode SaaS ou on-premise et de services web de gestion d’archives, intégration et fourniture de logiciel de gestion documentaire et support technique associé, prestation de dématérialisation sur site de production et sur site client.
  • Gestion et conservation de sauvegardes informatiques et de supports audiovisuels.
Certification NF 342 / Norme NF Z40-350 « Prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents - Service et mise en œuvre des prestations »

xelians_archivage

Créée en 2001, cette certification distingue les entreprises de tiers archivage physique garantissant les caractéristiques minimales qualitatives et quantitatives requises pour exercer les prestations d’archivage et de gestion externalisée des documents.

La certification NF342 garantie notamment :

  • La maîtrise des prestations grâce à une organisation qualité performante et au respect des lois et des règlements en vigueur
  • Le strict suivi des indicateurs de performance ainsi qu’une obligation de résultats
  • La prévention des risques de détérioration des archives grâce au respect des règles de sécurité
  • Des relations contractuelles clairement définies et des informations actualisées
  • La préservation de la confidentialité grâce à des procédures adaptées et au personnel astreint au secret professionnel
  • La compétence du personnel en matière archivistique, assurée par une formation continue adaptée
  • L’évaluation et l’amélioration de la qualité du service : analyse des réclamations clients, audits internes, enquêtes de satisfaction des clients, actions correctives…

Xelians est certifié NF342, conformément au Référentiel NF Z40-350 « Prestations de Gestion et de Conservation d’Archives » pour l’ensemble de ses 35 sites de conservation

Certification NF 461 / Norme NF Z42-013 « Système d’Archivage Electronique »

xelians_archivage

Créée en 1999, cette norme décrit un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour le versement, l’archivage, la consultation, l’élimination et la restitution de documents électroniques, dans des conditions qui en garantissent l’intégrité.

La certification NF461 garantie notamment :

  • L’intégrité via les empreintes des objets archivés et lorsque c’est nécessaire la signature des empreintes ;
  • La génération de journaux quotidiens horodatés et intégrant les éléments de preuve des objets archivés (empreintes, date et heure des opérations…) ;
  • L’archivage des journaux quotidiens avec les mêmes principes appliqués aux objets archivés dans le SAE ;
  • La gestion des migrations de support et/ou des conversions de format des objets dans le temps
  • La réversibilité du SAE

LOCARCHIVES est certifiée NF461, conformément au Référentiel NF Z42-013 « Système d’Archivage Electronique », pour la conception et la mise en œuvre du système d’archivage électronique DEXTO, la conservation et numérisation d’archives électroniques en qualité de tiers archiveur (date de validité 25/06/2022)

Norme NF 544 / Norme NF Z42-026

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Créée en 2017, cette norme décrit un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour assurer la fidélité des copies numériques.

La certification NF544 garantie notamment :

  • La préservation de l’intégrité (empreinte numérique, horodatage, cachet électronique, …) de chaque document afin de garantir qu’il n’y a aucune perte d’intégrité des documents entre les opérations de numérisation et d’archivage
  • La qualification du processus et des outils de numérisation
  • La mise en œuvre d’une chaîne de traçabilité pour chaque opération du processus de numérisation (préparation, numérisation, traitements post numérisation, contrôle, …) de manière à pouvoir démontrer que la numérisation a été réalisée conformément à la convention de numérisation établie avec le propriétaire des documents
  • La production de livrables (format d’interopérabilité permettant de transférer les copies numériques, les métadonnées produites et les marques d’intégrité et de temps) vers un système d’archivage électronique (SAE) le cas échéant
    la remise d’une attestation de numérisation (des éléments de preuve qui permettront de démontrer que le procédé de numérisation a été respecté)

La numérisation attestée permet notamment de récupérer les éléments de preuve lorsqu’une prestation de numérisation est externalisée ou de renforcer la sécurité sur la fidélité de la copie.

Xelians est certifié NF544, conformément au Référentiel NF Z42-026 « Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier », pour les sites de numérisation de :

  • Buc
  • Villefranche sur Saône
  • Péronne
  • Avignon
  • Saint Quentin

Le 1er janvier 2020, cette certification a été basculée sur Xelians Digital (date de validité 15/03/2022)

Norme ISO 27001 « sécurité des systèmes d’informations »

La norme ISO 27001 fournit un cadre permettant d’implémenter, de manager et d’améliorer continuellement un Système de Management de la Sécurité des Systèmes d’Information (SMSI).

Celui-ci, traitant à la fois les aspects techniques et organisationnels de la sécurité et notamment de la Sécurité des Systèmes d’Information (SSI). Elle permet de:

  • Améliorer le niveau de protection de l’organisation ainsi que le niveau de confiance des parties intéressées.
  • Définir les éléments requis pour une approche solide de la sécurité dans les moindres détails, allant de la sécurité de l’architecture informatique jusqu’à la gestion des ressources humaines.

Cette norme exige une analyse et une gestion systématique des risques SSI de l’organisation, en tenant compte des menaces, des vulnérabilités et des impacts. Elle impose la mise en place d’un ensemble cohérent et complet de contrôles de sécurité de l’information afin de traiter les risques étudiés.

Enfin, la conformité à cette norme permet de prouver aux parties intéressées que le maintien d’un haut niveau de confidentialité, de disponibilité et d’intégrité des données traitées est une priorité pour l’organisation qui la met en œuvre.

Xelians est dans une démarche de certification ISO 27001. Nous espérons atteindre cet objectif au première semestre 2020, à la suite de l’audit de certification ayant lieu en mars.

Agrément SIAF

xelians_archivage

Archives Publiques Physiques

Cet agrément est délivré par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) dépendant du ministère de la Culture, pour une durée de 5 ans à partir de la publication de l’arrêté au Journal officiel de la République française, et autorise les prestataires d’archivage à conserver les archives publiques courantes et intermédiaires sur support papier.

Nous sommes agréés pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires pour 11 de nos sites de conservation.

Archives Publiques Électroniques

Cet agrément est délivré par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) dépendant du ministère de la Culture, pour une durée de 3 ans à partir de la publication de l’arrêté au Journal officiel de la République française, et autorise les prestataires d’archivage à conserver les archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique.

Locarchives est agréé pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique, pour ses SAE DEXTO : arrêté 27/01/2017,  D-Lab : arrêté du 03/06/2022 et RM Trust : arrêté du 09/07/2019 (validité 08/07/2022)

ICPE 1530

xelians_archivage

Les installations susceptibles de générer des risques ou des dangers sont soumises à une législation et une réglementation particulière, relatives à ce que l’on appelle « les installations classées pour la protection de l’environnement ». Localement, ce sont les services de l’inspection des installations classées au sein des DREAL (Directions Régionales de l’Environnement, de l’Aménagement et du Logement, hors élevages) ou des DDPP (Directions Départementales de Protection des Populations des préfectures, élevages) qui font appliquer, sous l’autorité du préfet de département, les mesures de cette police administrative.

L’ensemble des sites de Xelians Archivage sont, par arrêté préfectoral relatif aux prescriptions générales applicables aux dépôts de papier et carton, autorisés, enregistrés ou déclarés au titre de la rubrique n°1530 de la nomenclature des installations classées pour la protection de l’environnement.

Les rubriques sont définies par le volume susceptible d’être conservé dans les sites de conservation suivant la règle suivante :

  • Autorisation : Supérieur à 50 000 m3 (1530-1)
  • Enregistrement : Supérieur à 20 000 m3 mais inférieur ou égal à 50 000 m3 (1530-2)
  • Déclaration : Supérieur à 1 000 m3 mais inférieur ou égal à 20 000 m3 (1530-3)

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