Informer les employés sur la valeur potentielle des documents pour éviter les destructions accidentelles.
Archives patrimoniales : un capital stratégique à préserver dès aujourd’hui
Qu’est-ce qu’une archive patrimoniale ?
Les archives patrimoniales regroupent des documents et objets conservés indéfiniment par les entreprises et institutions pour leur valeur historique, culturelle ou stratégique.
Elles peuvent inclure :
- des documents papier,
- des photographies,
- des objets physiques,
- des témoignages audios
- des enregistrements audiovisuels.
Pourquoi préserver les archives patrimoniales ?
1. Préserver l’histoire et l’identité collective
La préservation des archives patrimoniales permet aux entreprises de conserver leur mémoire, leur identité et de sécuriser leur savoir-faire. Par ailleurs, ce sont des supports de communication interne et externe valorisants.
| Cas d’usage |
| Un grand groupe industriel français a récemment lancé une campagne mondiale de collecte d’archives à l’occasion d’un anniversaire marquant. Cette initiative a permis de révéler de nombreux documents historiques, renforçant ainsi le sentiment d’appartenance des collaborateurs à une marque fière de son héritage. |
2. Protéger le savoir-faire et de la propriété intellectuelle
Ces archives sont cruciales pour documenter et préserver le savoir-faire unique d’une entreprise.
Cas d'usage
Un constructeur d’avions archive toutes les phases de conception et de tests de ses appareils, y compris les ajustements mécaniques et innovations techniques.
Ces archives servent à améliorer les travaux des générations suivantes et à sécuriser la propriété intellectuelle en cas de litige ou de rétro-ingénierie.
Une société d’exploration pétrolière conserve systématiquement ses rapports géologiques, relevés sismiques et journaux de forage accumulés au fil des décennies. Ces archives techniques permettent de capitaliser sur l’expérience passée, d’optimiser les futures campagnes d’exploration et d’éviter les erreurs coûteuses.
Elles constituent également un levier stratégique pour protéger la propriété intellectuelle et former les nouvelles générations d’ingénieurs.
Un laboratoire conserve l’ensemble de ses protocoles de recherche, résultats d’essais cliniques et correspondances scientifiques.
Cela permet de retracer l’origine d’une innovation, de protéger les brevets déposés et de prouver l’antériorité en cas de contentieux.
Pourquoi préserver les archives patrimoniales dans leur forme originale ?
La cohérence et l’intégrité des archives patrimoniales sont cruciales pour leur exploitation efficace. Les fonds iconographiques doivent impérativement contenir toutes les informations nécessaires à l’identification des auteurs pour éviter des risques juridiques et maximiser leur utilisation commerciale ou culturelle.
| Cas d’usage |
| Une grande maison de luxe française a pu défendre sa propriété intellectuelle grâce à une conservation rigoureuse de ses croquis préparatoires et échantillons de tissus. Ce qui était déterminants pour prouver l’antériorité d’une création face à un litige. |
Quels risques encourent les entreprises en cas de mauvaise gestion ?
Risques juridiques
Utiliser des archives sans identification claire des auteurs expose l’entreprise à des poursuites liées aux droits d’auteur ou à l’image.
Fragmentation de la mémoire institutionnelle
Ignorer la gestion des archives patrimoniales peut entraîner une perte irréversible d’informations précieuses.
Perte de propriété intellectuelle
Une gestion inadaptée empêche de prouver efficacement l’antériorité d’innovations ou de créations en cas de conflit juridique.
Comment assurer une gestion optimale des archives patrimoniales ?
Sensibiliser régulièrement les collaborateurs
Sensibiliser régulièrement les collaborateurs
Organiser des campagnes de collecte
Organiser des campagnes de collecte
Sensibiliser les employés à l’occasion d’événements importants pour récupérer des archives potentielles.
Numériser et préserver les fonds numériques
Numériser et préserver les fonds numériques
Investir dans la numérisation des archives papier permet de préserver les originaux fragiles et d’élargir leur accessibilité.
Classer de manière spécifique
Classer de manière spécifique
Différencier archives stratégiques confidentielles (tels que les plans d’exploration, carnet de style, échantillons qui permettent le développement des recherches en interne ou la protection de la propriété intellectuelle) et archives historiques (formidable vecteur de communication) pour préserver sécurité et accessibilité.
Conserver
Conserver
Le traitement documentaire, le conditionnement et la conservation sont à prendre en considération pour garantir la pérennité des archives patrimoniales. La communication et le prêt d’archives historiques permettent de mieux faire connaître une entreprise. Mais il faut également tenir compte de la fragilité desdites archives. Comment communiquer sans abîmer ?
Quelques exemples :
- La numérisation permet aujourd’hui à un chercheur situé en métropole de travailler à distance sur les archives d’une ancienne pêcherie située sur une archipel française d’Amérique.
- L’intelligence artificielle, quant à elle, facilite l’exploitation avancée d’archives numérisées, permettant des rapprochements innovants et des découvertes inédites, via des requêtes avancées et sourcées.
Principales difficultés rencontrées par les entreprises
La principale difficulté rencontrée par les entreprises est d’identifier précocement la valeur patrimoniale potentielle des documents. Initialement considérés comme des documents administratifs, ces derniers doivent être évalués au-delà de leur Durée d’Utilité Administrative (DUA).
La question clé se pose alors : ce document possède-t-il une valeur ajoutée historique ou stratégique au-delà de son utilité administrative initiale ?
Solutions logicielles adaptées à la gestion des archives patrimoniales
La mise en œuvre de solutions logicielles dédiées constitue un puissant levier pour renforcer la sécurité. En effet, la numérisation couplée à l’archivage électronique dans un Système d’Archivage Électronique (SAE) permet de préserver les originaux, souvent fragiles, en exploitant uniquement leur version numérique.
Cette approche garantit une duplication sécurisée des archives historiques, accessibles à distance.
Par ailleurs, ces solutions intégrées facilitent la gestion complète d’archives variées telles que :
des photographies,
- des contrats
- des notices historiques
- divers autres documents.Grâce à leur polyvalence et leur efficacité, ces logiciels modernes se rapprochent davantage d’une gestion d’œuvres que des systèmes classiques d’archivage électronique.
Pourquoi faire appel à des experts ?
La gestion des archives patrimoniales est complexe et nécessite une expertise spécifique. Faire appel à un expert permet d’adopter des solutions adaptées (que ce soit pour la numérisation, les solutions logicielles ou l’archivage physique) à tous les supports et types d’archives.
Xelians accompagne ainsi ses clients en proposant une gestion globale adaptée à tous types d’archives (historiques, stratégiques ou confidentielles), garantissant leur préservation et leur valorisation optimale.
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