Banques : 6 raisons d’externaliser la digitalisation du processus de crédit

L’activité de crédit est l’une des principales sources de revenus pour les banques. Dans le cadre de leur transformation numérique, elles doivent être en mesure de digitaliser leur processus de crédit. Une digitalisation, qui en recourant à l’externalisation, leur permettra d’aller un cran plus loin dans l’automatisation de bout-en bout du processus.

Force est de constater que des processus comme l’octroi de crédit sont encore très chronophages et consomment beaucoup de papier, jusqu’à 80 pages par dossier. Une gestion qui a montré ses limites avec la crise sanitaire du coronavirus.

En effet, la généralisation du télétravail n’a fait qu’accentuer le besoin de pouvoir accéder facilement et de n’importe où aux informations. La période que nous vivons joue un rôle d’accélérateur dans la digitalisation des flux papiers du secteur bancaire. L’externalisation de la digitalisation des processus bancaires, comme le crédit, devient essentielle pour permettre aux banques de gagner en agilité.

Voici 6 raisons de confier la gestion du processus de crédit à un prestataire BPO (Business Process Outsourcing).

1. Garantir la complétude des offres de prêts

S’assurer de la complétude des dossiers de prêts est une mission qui peut être externalisée.

Le prestataire BPO vérifie les informations qui doivent légalement figurer dans les dossiers clients, comme : les paraphes, les signatures à apposer sur certaines pages, mais aussi l’état des manquants. Il veillera à ce que les délais de rétractions soient respectés, selon la loi Scrivener. Autant d’informations, qui collectées en tant que méta données, permettent de gérer la complétude des dossiers.

A l’issue de la numérisation, il sera ainsi facile de déterminer si un dossier client est complet ou ses motifs d’incomplétude.

Il est même possible d’aller plus loin :

1. Tout d’abord, en notifiant au gestionnaire de prêt la date à laquelle il pourra débloquer le crédit
2. Puis, en adressant un email au notaire stipulant la complétude du dossier et la date d’encaissement du prêt.

2. Diminuer le poids de l’administratif pour les collaborateurs

L’externalisation du processus de crédit présente deux intérêts.

Elle permet au gestionnaire de s’affranchir de la partie administrative et de contrôle légal ; ce qui lui évite de gérer la « paperasse » au bureau. Ce dernier se voit ainsi libérer des tâches chronophages, et peut se recentraliser sur son cœur de métier. Les banques améliorent donc leur efficience opérationnelle et se focalisent sur les opérations capables d’offrir un avantage concurrentiel.

En outre, l’externalisation garantit une montée en charge très rapide en cas de besoin.

Par exemple, la mise en place des Prêts Garantis par l’Etat (PGE) au premier confinement a fait exploser les demandes de crédits sur des périodes spécifiques. A l’issue de l’instruction des dossiers, il y a eu un pic de volumétrie du nombre de pages à numériser. La prise en charge de ce pic de numérisation peut facilement être industrialisé par un prestataire BPO, contrairement aux banques dont les ressources sont limitées. Celui-ci est en mesure d’adapter ses ressources et de démultiplier son personnel pour assurer une montée en charge rapide avec un traitement à J-0.

3. Recueillir de la donnée à valeur ajoutée

Les banques ont besoin de savoir combien elles possèdent de crédits sur la totalité du portefeuille de produits qu’elles gèrent, et comment créer le besoin de demain. Recueillir de la data leur est donc nécessaire pour le savoir et pouvoir prendre du recul.

L’externalisation joue, ici, un rôle crucial pour extraire de la donnée à valeur ajoutée afin d’améliorer la qualité d’un processus, voire de l’harmoniser au sein de différentes agences avec une solution sur-mesure.

4. Libérer de l’espace

Dans le cadre de la digitalisation du processus de crédit, la numérisation fidèle a tout son sens compte tenu de la volumétrie des pages générées.

En procédant à une numérisation fidèle de leurs contrats de crédits et des autres documents fournis, les banques libèrent de l’espace en détruisant les originaux papier. Elles réduisent ainsi leur volume d’archivage physique, grâce à la production de copies fiables.

La numérisation fidèle est, en effet, la première étape pour obtenir une copie fiable, qui donne une valeur probante aux documents numérisés. Les banques disposent ainsi d’éléments de preuve en cas de litige ou de perte de documents.

Une seconde étape consiste à conserver les copies fidèles dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) pour privilégier un archivage numérique et non plus un archivage physique des originaux.

L’externalisation de la numérisation fidèle répond toutefois à des exigences techniques liées à la norme NF Z42-026. Elle requiert donc des compétences, du temps et des ressources humaines, dont seul un prestataire BPO certifié NF Z42-026 disposent.

5. Maitriser la conformité avec le RGPD

L’exploitation des dossiers de crédit implique la collecte et le traitement de nombreuses données à caractère personnel : état civil, adresse, bulletins de paie, avis d’imposition, relevés de comptes bancaires et de placements financiers…

L’accès aux données personnelles se doit d’être encadré, notamment avec la mise en place de dispositifs relatifs au droit à l’oubli et à la confidentialité.

Le prestataire BPO est en mesure d’offrir des solutions robustes s’appuyant sur des technologies pointues pour aider à la mise en conformité RGPD (capture automatisée, indexation intelligente, habilitations, stockage sécurisé, workflows…).

Ainsi, les banques disposent d’une traçabilité opérationnelle de leurs flux documentaires liés à la gestion des crédits : date à laquelle est reçu un document, où celui-ci est consultable sur une GED et quand celui-ci doit être détruit.

Le prestataire BPO procédera à la destruction des documents papiers et numériques arrivés à échéance en fonction des durées légales de conservation.

La banque dispose, quant à elle, d’un fonds documentaire contenant des dossiers clairement identifiés et uniquement ceux devant être conservés. Elle peut aussi facilement identifier les données à caractère personnel et être prête à répondre aux demandes d’effacement émanant de ses clients.

6. Structurer l’automatisation du processus crédit

Toute démarche d’automatisation d’un processus métier nécessite une réflexion en amont, qui ne peut être actionnée du jour au lendemain. Elle doit être menée avec des interlocuteurs métiers, dont les besoins diffèrent de ceux de la DSI, un décisionnaire et une équipe projet.

Cette première phase de cadrage s’appuie sur une approche pragmatique du document. Elle consiste à définir l’enjeu de tel ou tel document et de pouvoir anticiper son utilité dans le processus métier de demain.

Les banques doivent s’interroger sur la gestion qu’elles souhaitent avoir aujourd’hui et demain des documents constituant leurs dossiers crédits.

Par exemple :

• Le mode de recherche des documents : par nom, prénom ou numéro de prêt
• De consultation : différentes images catégorisées en différents noms, téléchargement individuel de tous les documents
• De vérification des signatures : comparaison avec les spécimens de signatures validées

Le recours à l’externalisation a aussi pour vocation d’améliorer le processus de crédit. Par exemple, dans le cadre de son suivi, le prestataire BPO peut identifier les motifs récurrents de non-conformité d’un contrat de crédit, comme le nom respect du délai de rétraction de 11 jours ou encore le non cochage de cases indispensables mal positionnées dans le contrat de prêt.

L’externalisation apparait donc comme un levier de la digitalisation du processus de crédit.

Aujourd’hui, un prestataire BPO, comme Xelians, peut assurer le traitement des offres de prêt dans leur intégralité, de la réception des dossiers au déblocage de fonds en passant par la notification de l’accord clients. Mais, celui-ci doit avant tout disposer d’une bonne compréhension métier pour permettre aux banques de se projeter dans leur métier de demain.

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