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Success Story
Prestations archivistiques, numérisation et externalisation d’archives pour l’Office National des Anciens Combattants et Victimes de Guerre
Prestations archivistiques, numérisation et externalisation d’archives pour l’Office National des Anciens Combattants et Victimes de Guerre (ONACVG)

L’essentiel

  • Société : Office national des anciens combattants et victimes de guerre
  • Secteur : Secteur Public

à retenir :

  • Il apporte un soutien à près de 3 millions de ressortissants de toutes les générations du feu

ONACVG

Qui est l’ONACVG ?

L’Office National des Anciens Combattants et Victimes de Guerre est un établissement public sous tutelle du ministère des Armées doté d’une autonomie financière et d’un patrimoine. Il accompagne depuis 1916 tous les combattants et les victimes des conflits.

Il remplit plusieurs missions la reconnaissance et la réparation, la solidarité et la mémoire. Il est également le guichet unique pour les rapatriés, les harkis et leurs familles.

état des lieux

Dans le cadre d’un projet interministériel, l’office souhaite quitter les anciens bureaux du BCR (Bureau Central des Rapatriés). L’ONACVG cherchait un prestataire capable à la fois d’assurer le traitement documentaire (récolement), la conservation de ses archives pour 4 ans dans un site sécurisé, agréé SIAF et basé en France pour garantir la souveraineté de ses documents administratifs et la numérisation de documents.

Par ailleurs, les dossiers nécessitent d’être consultés de manière régulière. Le mode de recherche leur faisait perdre énormément de temps : des petites fichettes cartonnées avec le prénom, nom et numéro de dossier.

la réponse de Xelians

Dans le cadre de son projet d’archives, Xelians a accompagné ONACVG du dépoussiérage des archives jusqu’à l’externalisation de ses archives puis la numérisation.

L’objectif était d’apporter une solution globale répondant aux exigences du client.

Les objectifs

Quels ont été les objectifs pour l’ONACVG ?

  1. Gain de temps dans la consultation des archives
  2. Meilleures conditions de conservation des archives
  3. Sécurisation des documents
  4. Numérisation de la première page de chaque dossier

les étapes clés

  • Dépoussiérage des faces externes des dossiers et boîtes d’archives et éventuellement décontamination (moisissures) des documents
  • Élaboration d’un récolement de l’ensemble des dossiers (inventaires)
  • Conditionnement des documents
  • Prise en charge et stockage des archives sur l’un de nos sites agréés SIAF
  • Numérisation de la première page des dossiers pour réalisation d’un inventaire exhaustif
  • Communication régulière de dossiers et réintégration des dossiers
  • Réalisation d’un inventaire plus détaillé (comprenant l’indexation des dossiers) dans une deuxième phase

les bénéfices générés

Quels ont été les bénéfices générés par ONACVG ?

  • Gain de temps dans la consultation des dossiers : les dossiers sont bien identifiés et rapidement consultés par le client
  • Pérennité des archives : conservation des archives dans des conditions optimales
  • Conformité : sites agréés SIAF, respect des durées légales de conservation des documents administratifs
  • Gain financier : réalisation d’économies

et après ?

Quels sont les projets à venir avec l’ONACVG ?

L’Office est un client actif depuis avril 2019.

Plusieurs autres projets sont en cours mais feront l’objet de consultations ou d’appels d’offres.

 

Le projet en chiffres

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Mai 2019

Début du projet pour 4 ans

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Plusieurs

utilisateur concernés

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Plusieurs départements impliqués

Immobilier, Finance, Archives, Services Communs

Cas clients

France Télévision

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Département des Yvelines

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Ministère de la Justice

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