Intégrez et indexez à partir d’une interface unique tout type de flux (courriers papier, courriels, documents, demandes issues de portails citoyens)
Gestion électronique des courriers (GEC)
Dématérialisez votre gestion du courrier !
Tout savoir sur l'expertise
VOS ENJEUX
La gestion du courrier demande une exécution rigoureuse. Une activité devenue davantage chronophage due à la multiplicité des canaux de réception et d’envoi de courrier. En effet, l’ère du numérique, transforme toutes organisations.
Pour faire face à cette transition digitale, il est indispensable que chaque entreprise soit en capacité de gérer efficacement toutes les formes de courrier, depuis ses locaux ou à distance !
Xelians vous propose d’améliorer vos processus courriers afin de maximiser votre performance. En intégrant une Gestion électronique de courrier (GEC), automatisez et simplifiez au maximum les tâches administratives.
De plus, consolider vos relations avec vos tiers en étant plus réactif auprès des demandes. La recherche de document est plus rapide et simple avec notre outil performant.
Egalement, fluidifier la collaboration au sein de votre organisation. La diffusion de vos courriers auprès des différents services est considérablement optimisée et sécurisée.
Le processus
Dématérialisez la gestion de vos courriers
1
Acquisition, Qualification, Annotation
Acquisition, Qualification, Annotation
2
Circulation
Circulation
Fluidifiez vos échanges au sein de votre organisation ou à distance, tout en attribuant des droits d’habilitation pour restreindre les accès
3
Réponse rapide et circuit sortant
Réponse rapide et circuit sortant
Facilitez le travail collaboratif entre les différents services et bénéficiez de modèles de courrier prêts à l’emploi
4
Viser et signer les courriers
Viser et signer les courriers
Bénéficiez de Maarch Parapheur et réalisez des paraphes, visas et signatures électroniques
5
Archivage et mise en conformité RGPD
Archivage et mise en conformité RGPD
Répondez aux exigences RGPD en versant facilement vos données personnelles dans un système d’archivage électronique
NOS POINTS FORTS
Xelians expert en gestion documentaire
- Centralisation et simplification de vos processus de gestion du courrier
- Gestion hybride de vos correspondances : courriers papier et courriers nativement numériques
- Maîtrise du processus du traitement des correspondances
- Forte expertise métier : + 15 ans de développement de logiciels, +40 ans d’accompagnement dans l’externalisation
LES BéNéFICES DE LA GEC
Traçabilité des flux
Une visibilité permanente sur les flux courriers et les réponses
Amélioration de la relation avec les tiers
Suivez vos délais de réponse en temps réel, améliorez votre temps de traitements des demandes administrés et archivez vos échanges
Gestion collaborative du courrier
Développez le travail collaboratif entre vos services et gagnez du temps
Réduction des coûts
Une solution libre et open source sans coûts de licence