- Boîte postale ou adresse TSA.
- Retrait physique sur site.
- Plateformes numériques comme Itinovia.
- Courriers électroniques.
Simplifiez vos processus de traitement et de réponse aux courriers, au bureau ou à distance !
Externalisation des processus métiers (BPO)
Recentrez-vous sur vos missions clés !
Tout savoir sur l'expertise
Business Process Outsourcing : un vrai levier d’optimisation organisationnelle
Face à un volume de documents croissant, les entreprises voient leurs flux documentaires et administratifs augmenter, tandis que les délais de traitement se réduisent et les attentes clients s’intensifient.
Résultat : les équipes se retrouvent mobilisées sur des tâches chronophages, souvent manuelles, qui peuvent représenter jusqu’à 50 % du temps de travail et peser jusqu’à 15 % du chiffre d’affaires. (Enquête McKinsey – mars 2023)
Dans ce contexte, le BPO repose sur un principe de délégation de la charge administrative afin de permettre aux entreprises de gagner en agilité opérationnelle et de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Auparavant, l’opportunité principale de la délégation des services était la réduction des coûts. Aujourd’hui, c’est également un nouveau moyen pour les entreprises d’intégrer de nouvelles technologies afin d’automatiser leurs flux de données et d’opérer leur transformation digitale.
Flux physiques et numériques : les enjeux de l’externalisation back-office
Tri, contrôles de conformité, vérification de la complétude des données, numérisation, catégorisation, mise à disposition et envoi des dossiers… Grâce à une prise en charge adaptée, le BPO répond aux enjeux clés des entreprises :
- la recherche d’une meilleure performance,
- la diminution des coûts de production,
- l’optimisation de la flexibilité organisationnelle,
- le renforcement de la conformité.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, le BPO permet de structurer vos circuits de traitement de manière complète, fluide, et pilotée.
De l'immobilier au secteur bancaire, la délégation des tâches administratives est une prestation sur mesure qui s'adapte aux spécificités métiers
Immobilier, bailleurs sociaux
Banque, assurances, mutuelles
Santé
Ressources Humaines
Services financiers
- Dossiers locataires,
- Enquêtes SLS/OPS,
- Demandes de logements,
- Dossiers de sinistres,
- Avis d’échéance,
- Opérations d’après-vente,
- SCPI,
- Dématérialisation des dossiers de souscriptions.
- Traitement des ouvertures de comptes,
- Dossiers clients,
- Courriers adhérents,
- Offres de prêts,
- Dossiers de crédits,
- Dossiers de sinistres,
- Avis d’échéance
- Opérations d’après-vente
Gestion des échanges entre employeurs, salariés et médecins :
- Dossiers médicaux,
- Pièces justificatives,
- Convocations,
- Courriers de suivi,
- Fiches d’aptitude,
- Certificats,
- Transmission des comptes-rendus, documents de liaison RH/médecin
- Prise en charge de la paie,
- Note de frais,
- Dossiers salariés
Xelians vous accompagne
Comment Xelians prend en charge votre gestion administrative ?
Capture multicanale des flux physiques et numériques
Capture multicanale des flux physiques et numériques
Numérisation intelligente
Numérisation intelligente
- Numérisation des flux physiques selon les besoins : standard ou à valeur probatoire (conforme NF Z 42-026)
- Récupération des pièces numériques
- Indexation par traitement automatique (LAD/RAD/OCR/IA/IDP)
Traitement automatique des flux
Traitement automatique des flux
- Traitement via une technologie IDP (Intelligente Document Processing),
- Vidéocodage,
- Contrôle qualitatifs et quantitatifs des copies numériques.
Contrôle des dossiers / documents
Contrôle des dossiers / documents
- Vérification de la conformité réglementaire.
- Contrôle de cohérence des informations (noms, références, dates).
- Analyse de la complétude des dossiers.
- Relances auprès des correspondants en cas d’anomalie.
- Réponse aux emails, courrier, appels, SMS.
Intégration à vos outils métiers
Intégration à vos outils métiers
Deux possibilités :
- Intégration dans votre SI métier.
- Centralisation dans la solution GED de votre choix.
Archivage des originaux, restitution et reporting
Archivage des originaux, restitution et reporting
- Documents numériques : archivage numérique dans un SAE certifié (NF Z42-013) ou une solution de votre choix.
- Documents physiques : conservation dans l’un de nos 29 sites en France ou restitution. (Reconditionnement ou destruction selon vos consignes)
Pluridisciplinarité de nos équipes BPO : de vrais experts métier à votre disposition
Chez Xelians, notre expertise ne repose pas uniquement sur la technologie.
Nos opérateurs sont au cœur du dispositif : formés aux spécificités métiers, ils maîtrisent les processus administratifs complexes et apportent une véritable valeur humaine à chaque étape.
Ils vérifient la complétude des dossiers, détectent les anomalies, appliquent les règles métiers spécifiques à chaque client et assurent un traitement rigoureux, rapide et conforme.
Leur implication garantit la qualité, la fiabilité et l’agilité de chaque opération.
Traitement BPO des flux documentaires
Ils nous font confiance
Pour aller + loin
Pluridisciplinarité de nos équipes BPO : de vrais experts métier à votre disposition
Chez Xelians, notre expertise ne repose pas uniquement sur la technologie.
Nos opérateurs sont au cœur du dispositif : formés aux spécificités métiers, ils maîtrisent les processus administratifs complexes et apportent une véritable valeur humaine à chaque étape.
Ils vérifient la complétude des dossiers, détectent les anomalies, appliquent les règles métiers spécifiques à chaque client et assurent un traitement rigoureux, rapide et conforme.
Leur implication garantit la qualité, la fiabilité et l’agilité de chaque opération.
Xelians Digital : l’espace collaboratif qui relie vos équipes aux experts BPO Xelians
Fruit du savoir-faire technique de Xelians, cette solution SaaS sécurisée vous permet de suivre l’avancement de vos prestations, de valider les livrables et d’accéder à vos documents numérisés en toute confiance.
Pensé pour offrir transparence et efficacité, il vous donne une vision claire et continue à chaque étape des processus documentaires.
L’IDP : une technologie de traitement dédiée au BPO
Chez Xelians, l’Intelligent Document Processing (IDP) est une technologie clé intégrée à nos prestations BPO. Elle agit comme un véritable moteur intelligent capable de comprendre, extraire et structurer automatiquement les données contenues dans vos documents.
Grâce à elle, nous traitons chaque jour des volumes massifs avec rapidité, fiabilité et régularité, sans compromis sur la qualité.
Ainsi bénéficiez d’une gestion documentaire à l’échelle industrielle, sans erreur de saisie, sans rupture de flux, avec une traçabilité complète de bout en bout.
Les bénéfices
Gain de temps
- Faire face aux pics d’activité de votre entreprise
- Optimiser la gestion de vos flux entrants
- Vous décharger d’une partie de vos tâches récurrentes
Travail collaboratif optimisé
- Gain de souplesse et agilité dans vos procédures internes
- Chaque collaborateur a accès aux dossiers qui lui sont destinés, grâce à la mise en place de workflow
Optimisation de la performance
- Engagement de résultat
- Gain de productivité dans toute votre chaîne de traitement
Sécurité des données
- Respect des exigences réglementaires sectorielles
- Suivi de bout en bout des flux et actions
- Hébergement sécurisé en France
La médiathèque de Xelians
Les forces de Xelians