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Gestion Électronique de Courrier

Dématérialisez vos correspondances
Tout savoir sur la solution

VOS ENJEUX

La gestion du courrier est une tâche incontournable en entreprise. Afin d’assurer le bon traitement quotidien des courriers entrants et sortants, il est nécessaire d’identifier avec précision les procédures à mettre en place ; dès la réception des courriers, en passant par le traitement, jusqu’à leur archivage.

En parallèle, l’Etat a mis en place le référentiel Marianne pour améliorer la qualité du service public proposé aux usagers, qu’il soit physique, téléphonique, électronique ou par courrier. Il définit une série d’engagements pour changer l’image de l’administration auprès des citoyens.

Ainsi, l’adoption d’une solution de Gestion Électronique de Courrier (GEC) semble essentielle à toute structure.

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Enjeux de la Gestion électronique des courriers

La réponse de Xelians 

Xelians répond à ces problématiques avec Maarch Courrier : sa solution open source de Gestion Électronique de Courrier. Cet outil correspond parfaitement aux attentes des administrations et collectivités en procédant à la dématérialisation des correspondances des services de l’administration française.

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gestion électronique de courrier pour les administrations
Gestion électronique de courrier, collaborativité

Notre offre

Xelians propose une solution de Gestion Électronique de Courrier unique sur le marché vous permettant de gérer toutes les problématiques de gestion et de traitement de l’information. Xelians, via sa solution GEC, est un acteur majeur de la dématérialisation des courriers. Plus de 100.000 utilisateurs nous font confiance pour gérer quotidiennement leurs correspondances.

Les principales caractéristiques de notre solution en 5 points 

1. Acquisition, qualification, indexation, annotation des flux de courriers entrants

Maarch Courrier comprend des solutions de capture multi-flux pour intégrer et indexer à partir d’une interface unique tout type de flux (courriers papier, courriels, documents, demandes issues de portails citoyens). La solution est suffisamment souple et facile d’usage pour traiter des flux allant d’une dizaine de courriers quotidiens à plus d’un millier.

2. Circulation des courriers et documents au sein de votre organisation

Maarch Courrier vous fait économiser du temps et de l’argent en limitant les photocopies et en distribuant instantanément les correspondances aux services. L’information est diffusée de façon contrôlée via l’application de GEC ou au travers de la messagerie.

3. Réponse collaborative et circuit sortant

Maarch Courrier facilite le travail collaboratif entre les différents services : les projets de courriers départ sont réalisés à partir de modèles et finalisés en équipe. Les tâches fastidieuses telles que la rédaction des accusés de réception sont opérées avec rapidité et fiabilité.

4. Viser et signer les courriers

Maarch Courrier intègre un parapheur électronique pour viser et signer les documents directement à partir de votre Gestion Électronique du Courrier. Notre produit s’interface aussi avec les parapheurs du marché, ou avec le tout nouveau Maarch Parapheur pour des paraphes, visas et signatures électronique multiples sur tablette pour une totale autonomie.

5. Archivage et mise en conformité RGPD

Le RGPD préconise une gestion stricte des données personnelles, le chiffrement des mots de passe, et la non-conservation dans un système ouvert au-delà de la période de gestion courante. Maarch Courrier intègre nativement les exigences RGPD dans ses processus d’archivage. Les flux SEDA vers un système d’archivage font partie de la solution en standard.

 

Les bénéfices de
la GEC

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Traçabilité des flux

Une visibilité permanente sur les flux courriers et les réponses

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Amélioration de la relation avec les tiers

Suivez vos délais de réponse en temps réel, améliorez votre temps de traitements des demandes administrés et archivez vos échanges

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Gestion collaborative du courrier

Développez le travail collaboratif entre vos services et gagnez du temps