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    Property Manager, un métier au cœur du fond documentaire

    Le métier d’un Property Manager consiste principalement à garantir la gestion globale des biens immobiliers pour le compte d’un propriétaire physique ou morale. Au-delà de la gestion juridique et administrative, le Property Manager occupe également un rôle de conseil dans la valorisation du patrimoine sur la durée. Il se charge d’animer l’équipe de gérance et de s’assurer du meilleur taux d’occupation des locaux. Il est amené à dénicher et sélectionner, avec le service commercial, les candidats locataires. Il est responsable, en outre, de la négociation et de la réduction des baux ainsi que des travaux et cela durant toute la durée du cycle de vie !

    Property Manager, gestion du fonds documentaire

    La transition digitale, un véritable levier de performance !

    La plupart des actions du property manager engendrent la création ou le renouvellement de documents : la réalisation d’un diagnostic, l’obtention d’un permis de construire, les visites réglementaires des bureaux de contrôle, la maintenance d’un équipement, le changement d’un locataire, etc…. Ces éléments constituent le fond documentaire de l’actif immobilier et participe à sa valorisation. Il est donc impératif de classifier ces documents et de les stocker dans une gestion électronique documentaire. Cette centralisation de l’information est également utile et nécessaire pour : donner de la visibilité à l’asset manager, garantir l’exhaustivité du fond via un contrôle permanent de la complétude, permettre des recherches optimisées, assurer une consolidation rapide du dossier de vente, définir la stratégie immobilière, sécuriser le tiers en cas de litiges par la conservation d’éléments de défense.

    Xelians Asset Management accompagne les property managers dans l’atteinte de ces missions en facilitant leur gestion quotidienne, en les aidant à structurer les documents reçus dans le plan de classement et en les alertant sur les points de vigilance : baisse subite de la complétude d’un dossier, alerte relative à la fin de vie d’un document, information quant à la prise en charge des demandes émises etc… Cette solution différenciante sur le marché apporte ainsi confort de travail, proactivité, productivité via l’automatisation de certains processus, sérénité lors des transactions, ainsi que sécurité !

    Menez efficacement l’ensemble de vos missions de Property Manager avec  Xelians Asset Management!

    Le Property Manager assure l’ensemble des tâches liées à la gestion d’un ensemble immobilier, tant sur les plans administratifs, juridiques et réglementaires, techniques et budgétaires :

    1. Optimiser le temps consacré à la gestion administrative

    La gestion administrative (centralisation de l’information, structuration des données, actualisation des documents, recherches par métadonnées, etc…) représente une part importante dans les missions du Property Manager. Afin de limiter le temps consacré à ces tâches chronophages, XELIANS ASSET MANAGEMENT vous accompagne dans leurs optimisations :

    • Déployez en masse une méthodologie commune : Structurez facilement vos dossiers immobiliers selon le plan de classement FIDJI[1] intégré directement dans le logiciel.
    • Fiabilisez votre méthode de travail : Identifiez rapidement et automatiquement les documents manquants pour obtenir des dossiers toujours actualisés et complets tout en limitant les erreurs humaines.
    • Gagnez du temps : Automatisez vos processus (demande de production de document, demande de renouvellement…) ainsi que les relances associées afin d’éviter toute perte de temps.
    • Assurez une passation rapide : Recensez rapidement les documents que l’ancien property manager aurait omis de vous transmettre afin de pouvoir débuter au plus vite votre mission chez votre nouveau client.

    [1] véritable référentiel sur le secteur immobilier.

    2. Avoir un suivi technique et juridique précis

    En qualité de garant du bon entretien de l’ensemble immobilier et de la préservation des intérêts du propriétaire, le Property Manager peut souscrire à des assurances pour le compte de son mandant, traiter des dossiers de sinistre, suivre l’état technique des immeubles en mettant en place une maintenance préventive, surveiller le respect des réglementations en vigueur (notamment amiante, légionellose, plomb, incendie…), réaliser des audits (techniques, sécuritaires et environnementaux) en vue de leur conservation, de leur certification ou de leur labellisation.

    • Gagnez en précision : Contrôlez régulièrement votre parc immobilier qu’il s’agisse du carnet d’entretien de vos immeubles (contrôle techniques…) ou des diagnostics à renouveler (amiante, performance énergétique, termites, plomb…)
    • Mettez facilement en place une maintenance prédictive : Configurez vos règles d’alerte afin d’anticiper chaque renouvellement et facilitez ainsi votre gestion technique.
    • Sauvegardez vos documents : Conservez de manière pérenne les éléments de preuve (révision des ascenseurs, étude de sol…), en cas d’accidents ou de poursuites.
    • Respectez les règles d’urbanisme : Collectez toutes les autorisations nécessaires (permis de construire, déclaration préalable de travaux…) et soyez ainsi conforme à la réglementation en vigueur.
    Un suivi technique et juridique précis

    3. Valoriser le portefeuille d’actifs

    Pour assurer une rentabilité aux investisseurs, la valorisation des actifs immobiliers est cruciale dans les missions du property manager. En effet, on attend de lui qu’il soit un bon ambassadeur du patrimoine immobilier et qu’il soit force de proposition dans sa valorisation : travaux de remise en état ou d’amélioration, optimisation de la performance énergétique des bâtiments, travaux d’embellissement…

    • Renvoyez une image professionnelle : Disposez d’une tenue de compte de qualité et renforcez ainsi la confiance de votre écosystème.
    • Prenez les bonnes décisions : Centralisez vos documents locatifs (état locatif, état des impayés) et d’exploitation (budgets, appel de fonds, régularisation des charges…) et réalisez ainsi facilement les rapports utiles à la prise de décisions financières.
    • Gagnez en pertinence : Disposez d’une granularité d’information fine : date du document, date de validé, date de dépôt, numéro de version, nom du dépositaire, précisions par commentaire laissé par le dépositaire etc… et désamorcez ainsi tous les potentiels freins des futurs acquéreurs.
    Valoriser votre portefeuille d'actifs

    Les bénéfices de Xelians Asset Management

    Ergonomie « user-friendly »

    Bénéficiez d’une interface utilisateur intuitive qui allie praticité et facilité d’utilisation. Vous pouvez naviguer sur l’ensemble de votre portefeuille d’actifs immobiliers et réaliser facilement des recherches selon vos critères : période, nom de l’immeuble…

    Personnalisation en fonction de vos besoins ou habitudes

    Appropriez-vous facilement le logiciel en configurant votre propre plan de classement (si vous souhaitez conservez le vôtre), en adaptant les règles de gestion, et intégrant votre charte graphique : couleur, logo…

    Everywhere but not Everyone

    Accédez à toute la documentation à distance et travaillez en mobilité via un accès à l’ensemble des diagnostics, plans, factures, contrats, etc… Naturellement, cette accessibilité peut être régulée en fonction des profils d’utilisateurs pour préserver la confidentialité de certains documents, par exemple.

    Mise en route rapide

    Connectez facilement l’ensemble de vos ERP, logiciels métiers etc… à Xelians Asset Management afin d’être rapidement opérationnel sans bouleverser vos habitudes. De plus, la prise en main du logiciel ne nécessite aucune formation spécifique tant l’ergonomie est intuitive.

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