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    Archives papier

    Externalisez vos archives papier et libérez de l’espace dans votre entreprise !

    Tout savoir sur l'expertise

    Des documents en entreprise encore constitués d'imprimés

    D’après les statistiques dégagées par le rapport InfoTrends, 30 %1 des principaux documents d’entreprise sont encore constitués d’imprimés.

    Documents comptables, juridiques, commerciaux, bancaires, dossiers RH, archives hospitalières… Vous devez faire face à une augmentation de votre volume d’archives papier qui doit être conservé en toute sécurité sur le long terme pour répondre à vos obligations légales (10 ans pour une facture, 30 ans pour un contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers).

    1Roadmap 2006 : Image Scanning Trends

    Confiez la sécurité de votre patrimoine documentaire à Xelians, Leader français de l’archivage physique !

    Nos experts vous accompagnent dans toutes les étapes du déploiement de votre projet d’archivage :

    1. Audit de votre organisation documentaire avec nos chefs de projet
    2. Conception de votre politique d’archivage
    3. Définition des conditions de conservation de vos documents et autres supports
    4. Réalisation d’opérations de tri, classement, échantillonnage, préparation à la numérisation par nos archivistes techniciens
    5. Chefferie de projets, logistique, accompagnement, points de cadrage, élimination, etc.
    6. Traitement documentaire : inventaire, cartographie, récolement, analyse de fonds, indexation, numérisation in situ, déménagement d’archives, réaménagement de locaux.
    Notre offre - archives intermediaires

    Nous vous proposons une solution complète d’externalisation adaptée à tous types d’archives: dossiers vivants, archives intermédiaires, archives publiques, archives sensibles, etc.

    Vous bénéficiez en plus de prestations sur-mesure et parfaitement adaptées
    à vos enjeux métiers et à votre budget !

     

    Contactez-nous

    Archives Historiques et Patrimoniales

    Objets, manuscrits, affiches publicitaires, tableaux, photographies, …
    Vous devez les préserver pour de multiples raisons. Ces documents ou objets sont le témoin de l’histoire de votre organisation ou d’un savoir-faire particulier.
    Nous disposons de solutions personnalisables pour conserver et protéger votre patrimoine historique dans des salles spécifiques.
    Nous adaptons le mode de conservation en fonction des besoins des documents et des objets : conservation à plat pour les grands registres, dans une salle dédiée pour les supports photos, …

    Vos enjeux - archives intermédiaires

    Archives Hospitalières

    Dossiers patients, dossiers administratifs de l’établissement etc.
    Nos sites hautement sécurisés et agréés permettent de préserver la confidentialité de vos documents comportant des données personnelles et sensibles. Cette sécurité est renforcée par nos certifications :

    • AERAS pour la manipulation de documents de santé
    • ISO 27001 / HDS, pour l’hébergement des données de santé
    archivage dossiers de santé

    Archives intermédiaires

    Ces archives sont constituées de documents n’étant plus d’usage courant et qui doivent être conservés pour une durée limitée. Pièces comptables, documents commerciaux, ….

    Nous vous proposons une solution adaptée sur un de nos 35 sites de conservation basé en France avec une livraison rapide du document pour consultation physique ou numérique.

    Archivage physique intermédiaire

    Archives Publiques

    Appels d’offre, pièces comptables etc.
    Nous disposons de 26 sites agrées SIAF pour conserver vos archives publiques. Si vous êtes une Mairie, une collectivité ou tout simplement un organisme public, nous pouvons réaliser la prestation de récolement pour vos archives.

    secteur-public-xelians

    Archives Sensibles

    Documents sur une fusion/acquisition, copies exécutoires, brevets, … Nous avons conçu des salles dédiées et ultra-sécurisées, accessibles uniquement au personnel habilité afin de garantir un haut niveau de sécurité et de confidentialité pour ces types d’archives sensibles.

    Sécurité

    Dossiers vivants

    Ce sont des dossiers d’utilisation courante, non clôturés du type : dossiers clients, RH, contentieux, auxquels vous devez accéder rapidement.

    Plusieurs de nos sites de conservation sont en capacité d’accueillir vos dossiers vivants dans des conditions adaptées avec un rayonnage à hauteur d’homme pour faciliter l’accès aux documents. De plus, vos dossiers vous sont livrés rapidement en cas de besoin.

    Bandeau-Salles-darchives

    Processus

    Prise en charge

    Prise en charge

    Prise en charge
    Prise en charge

    Préparation de vos documents : tri, conditionnement, manutention, transport, référencement, indexation…

    Gestion / Conservation

    Gestion / Conservation

    Gestion / Conservation
    Gestion / Conservation

    Conservation dans un environnement adapté et sécurisé

    Consultation / Restitution

    Consultation / Restitution

    Consultation / Restitution
    Consultation / Restitution

    Restitution en standard ( – de 24H pour un ordre passé avant 11H en jour ouvré) ou en urgence (2h pour un ordre passé entre 8h30 et 17h en jour ouvré)

    Destruction

    Destruction

    Destruction
    Destruction

    Destruction de vos documents pour optimiser vos coûts et être conforme à vos obligations légales

    Les bénéfices

    Capture des flux documentaire

    Gain d'espace

    Libérez des mètres carrés actuellement occupés par vos archives.

    Déploiement de nouvelles pratiques

    Economie

    Externalisez vos archives plutôt que de les conserver chez vous : jusqu’à 10 fois moins coûteux !

    Restitution et reporting

    Productivité
    améliorée

    Gagnez du temps dans la recherche et l’exploitation de vos documents.

    Stockage des archives

    Souveraineté & Conformité

    Respectez les durées légales de conservation de vos archives.

    Les forces de Xelians

    Expertise

    45 ans d'expérience

     

    • Leader dans le traitement documentaire à 360°
    • Portefeuille varié de clients
      (Grands Groupe – PME – Professions libérales – Secteur public)
    • Interopérabilité des solutions

    Expérience optimale

    Complémentarité de nos offres

     

    • Chefferie de projet à 360°
    • Equipes d’experts pluridisciplinaires
    • Interopérabilité des solutions

    Interlocuteur unique

    De A à Z pour votre projet

     

    • Échanges simplifiés
    • Confiance
    • Proximité

    Adaptabilité

    Offre standard ou sur-mesure

     

    • Spécificités des besoins
    • Exigences sectorielles
    • Enjeux réglementaires

    Sécurité

    Tiers archiveur & de confiance

     

    • Confidentialité des archives
    • Hébergement des données sur le territoire français
    • Solutions et sites certifiés : ISO 27001 / HDS ; NF342 ; SIAF ; NF461…

    Pour aller + loin

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