Préparation de vos documents : tri, conditionnement, manutention, transport, référencement, indexation…
Libérez des mètres carrés actuellement occupés par vos archives.
Rappelez-nous
Des documents en entreprise encore constitués d'imprimés
D’après les statistiques dégagées par le rapport InfoTrends, 30 %1 des principaux documents d’entreprise sont encore constitués d’imprimés.
Documents comptables, juridiques, commerciaux, bancaires, dossiers RH, archives hospitalières… Vous devez faire face à une augmentation de votre volume d’archives papier qui doit être conservé en toute sécurité sur le long terme pour répondre à vos obligations légales (10 ans pour une facture, 30 ans pour un contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers).
1Roadmap 2006 : Image Scanning Trends
Confiez la sécurité de votre patrimoine documentaire à Xelians, Leader français de l’archivage physique !
Nos experts vous accompagnent dans toutes les étapes du déploiement de votre projet d’archivage :
Nous vous proposons une solution complète d’externalisation adaptée à tous types d’archives: dossiers vivants, archives intermédiaires, archives publiques, archives sensibles, etc.
Vous bénéficiez en plus de prestations sur-mesure et parfaitement adaptées
à vos enjeux métiers et à votre budget !
Archives Historiques et Patrimoniales
Objets, manuscrits, affiches publicitaires, tableaux, photographies, …
Vous devez les préserver pour de multiples raisons. Ces documents ou objets sont le témoin de l’histoire de votre organisation ou d’un savoir-faire particulier.
Nous disposons de solutions personnalisables pour conserver et protéger votre patrimoine historique dans des salles spécifiques.
Nous adaptons le mode de conservation en fonction des besoins des documents et des objets : conservation à plat pour les grands registres, dans une salle dédiée pour les supports photos, …
Archives Hospitalières
Dossiers patients, dossiers administratifs de l’établissement etc.
Nos sites hautement sécurisés et agréés permettent de préserver la confidentialité de vos documents comportant des données personnelles et sensibles. Cette sécurité est renforcée par nos certifications :
Archives intermédiaires
Ces archives sont constituées de documents n’étant plus d’usage courant et qui doivent être conservés pour une durée limitée. Pièces comptables, documents commerciaux, ….
Nous vous proposons une solution adaptée sur un de nos 35 sites de conservation basé en France avec une livraison rapide du document pour consultation physique ou numérique.
Archives Publiques
Appels d’offre, pièces comptables etc.
Nous disposons de 26 sites agrées SIAF pour conserver vos archives publiques. Si vous êtes une Mairie, une collectivité ou tout simplement un organisme public, nous pouvons réaliser la prestation de récolement pour vos archives.
Archives Sensibles
Documents sur une fusion/acquisition, copies exécutoires, brevets, … Nous avons conçu des salles dédiées et ultra-sécurisées, accessibles uniquement au personnel habilité afin de garantir un haut niveau de sécurité et de confidentialité pour ces types d’archives sensibles.
Dossiers vivants
Ce sont des dossiers d’utilisation courante, non clôturés du type : dossiers clients, RH, contentieux, auxquels vous devez accéder rapidement.
Plusieurs de nos sites de conservation sont en capacité d’accueillir vos dossiers vivants dans des conditions adaptées avec un rayonnage à hauteur d’homme pour faciliter l’accès aux documents. De plus, vos dossiers vous sont livrés rapidement en cas de besoin.
Processus
Préparation de vos documents : tri, conditionnement, manutention, transport, référencement, indexation…
Conservation dans un environnement adapté et sécurisé
Restitution en standard ( – de 24H pour un ordre passé avant 11H en jour ouvré) ou en urgence (2h pour un ordre passé entre 8h30 et 17h en jour ouvré)
Destruction de vos documents pour optimiser vos coûts et être conforme à vos obligations légales
Libérez des mètres carrés actuellement occupés par vos archives.
Externalisez vos archives plutôt que de les conserver chez vous : jusqu’à 10 fois moins coûteux !
Gagnez du temps dans la recherche et l’exploitation de vos documents.
Respectez les durées légales de conservation de vos archives.
Les forces de Xelians
Pour aller + loin