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Archivage Physique

Externalisez vos archives et gagnez des m2
Tout savoir sur la solution

VOS enjeux

L’archivage physique de documents : bien plus qu’une obligation légale !

Vous êtes une entreprise ou une administration et la quantité de documents papier gérée au quotidien par vos collaborateurs ne cesse de croître.

Pour certains de ces documents, la législation française vous impose des durées légales de conservation (DUA) qui peuvent aller de 10 ans pour une facture à 30 ans (contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers), voire plus (conservation pendant toute la durée de vie du patient de son dossier médical, parfois même au-delà).

 

 

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archivage physique

Les supports, tels que CD, LTO, sauvegarde informatique, etc., nécessitent également des conditions de conservation particulières sur une longue durée: respect des températures exigé pour une bonne conservation des archives et supports (audio et vidéos notamment).

Par ailleurs, l’archivage physique de documents répond à certains enjeux majeurs de votre organisation (financiers, stratégiques, historiques, RGPD, etc.). Il s’agit d’un outil de preuve en cas de contrôle fiscal, de contestation d’un client, etc.

Choisissez Xelians, 1er tiers archiveur français certifié NF Z 40-350 pour la conservation et la gestion de documents papier et agréé SIAF (Service Interministériel des Archives de France).

En externalisant vos archives chez Xelians, vous leur offrez des conditions optimales de conservation et de haute sécurité.

la réponse de xelians

Vous manquez d’espace ? Vous conservez vos archives dans vos placards ou dans des endroits peu sécurisés ? Vous souhaitez accéder facilement à vos documents ? Vous déménagez prochainement ? Vous ne connaissez pas les durées légales de conservation de vos documents ?

Nous vous offrons une solution adaptée pour tous types d’archives et en fonction de vos contraintes métiers :

  • Archives courantes ou dossiers vivants : documents fréquemment consultés pour l’activité des  services (qui les ont produits et reçus), et auxquels vous devez accéder régulièrement (dossiers clients, dossiers de marché en cours de réalisation, etc.).
  • Archives intermédiaires : documents qui ne sont plus d’usage courant et qui doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (pièces comptables, documents commerciaux, etc.).
  • Archives définitives ou mortes : documents issus du tri du dossier d’origine qui sont conservés pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et pour alimenter la documentation historique (mémoire).
  • Archivage de supports : objets, affiches publicitaires, supports informatiques, CD : conservés dans des conditions optimales avec des températures et des taux d’hygrométrie parfaitement adaptés.

 

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Nos points forts pour offrir un stockage de qualité à vos archives

  • Tiers archiveur de confiance souverain et pérenne : > 40 ans d’expérience, 11 000 clients, 100% français;
  • 9000 kilomètres d’archives;
  • 35 sites de conservation dont 13 agréés SIAF;
  • Capacité à répondre aux différents types de demandes (constructions de zones sensibles, bâtiment dédié pour le client).
archives papier

Nos experts vous accompagnent dans la réalisation de la gestion de votre projet d’archivage de A à Z :

  • Audit de votre organisation documentaire avec nos chefs de projet;
  • Conception de votre politique d’archivage;
  • Définition des conditions de conservation de vos documents et autres supports;
  • Réalisation d’opérations de tri, classement, échantillonnage, préparation à la numérisation par nos archivistes techniciens;
  • Des prestations spécifiques : chefferie de projets, logistique, accompagnement, points de cadrage, destruction.

Les bénéfices de l’archivage physique

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Souveraineté & conformité

Sites de conservation sécurisés basés en France. Respect des normes et de la réglementation.

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Economies

10 fois moins coûteux d'externaliser vos archives que de les conserver dans vos locaux.

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Gain d'espaces

Libérez des mètres carré occupés par vos archives.