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Success Story
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Externalisation d’archives pour le cabinet Eleos Conseil

L’essentiel

  • Société : Eleos Conseil
  • Secteur : Immobilier
  • Nombre de collaborateur : 5

ELEOS CONseil

Qui est le cabinet Eleos Conseil ?

Eleos Conseil est un cabinet d’administrateur de biens, familiale à taille humaine et indépendant (5 salariés avec un portefeuille de 1900 lots de copropriété).
Les spécialités du cabinet sont :

  • Gestion de copropriété
  • Formation et conseil en copropriété
  • Gestion locative

état des lieux

Le cabinet Eleos Conseil souhaite optimiser l’espace dans ses locaux parisiens en externalisant  des archives. Un inventaire du fonds doit être réalisé en amont pour recenser l’ensemble des documents. Le cabinet cherchait un prestataire capable à la fois de réaliser les prestations archivistiques de traitement documentaire (inventaire) et la conservation sécurisée de ses archives dans des sites agréés basés en France afin de garantir la proximité et la souveraineté de ses archives.

Les objectifs

Quels objectifs pour Eleos Conseil ?

  1. Externaliser ses archives
  2. Gagner de l’espace
  3. Sécuriser ses archives
  4. Accéder facilement à ses documents

La réponse de Xelians

Dans le cadre de l’externalisation de ses archives, Xelians a accompagné le cabinet de la préparation de l’externalisation jusqu’à l’entrée en stock de ses archives sur l’un de ses sites de conservation.

L’objectif était d’apporter une solution répondant aux contraintes métiers du client.

Les étapes clés du projet

  • Préparation à l’externalisation des archives (manutention, transport, conditionnement en conteneurs)
  • Prise en charge de 35 conteneurs par les équipes de Xelians chez le client
  • Réalisation d’un inventaire des 35 conteneurs par un archiviste de Xelians
  • Segmentation des archives par un code service en fonction des archives pour retrouver plus facilement les documents.
  • Entrée des archives sur un de nos sites de conservation
  • Communication et réintégration des archives
  • Sortie définitive de 5 documents

Les bénéfices

Quels ont été les bénéfices générés par Eleos Conseil ?

  • Gain d’espace : libération de m2 pour les activités du cabinet
  • Pérennité des archives du cabinet : conservation des archives dans des conditions optimales
  • Gain financier : réalisation d’économies
  • Sécurité et conformité : respect des durées de conservation légales et conservation dans des sites sécurisés, certifiés et agréés.

Et après ?

Quels sont les projets à venir avec Eleos Conseil ?

Le cabinet est un client actif depuis 2015 (94 conteneurs). Il verse régulièrement des archives.

Le projet en chiffres

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2015

Début du projet

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5

utilisateurs

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1 direction impliquée

(direction générale)

Cas clients