Comment optimiser la recherche de documents au sein des offices notariaux ?

7h30, c’est en moyenne le temps perdu par semaine à rechercher des documents d’après l’Association Information et Management…

Entre les documents au format papier et au format numérique, les notaires et leurs collaborateurs perdent eux aussi un temps précieux à rechercher des actes, des archives, des annexes éparpillés dans différents endroits.

La gestion de cette masse documentaire se doit d’être efficace et professionnelle pour ne pas se laisser déborder.

DES RECHERCHES DE DOCUMENTS DE PLUS EN PLUS FASTIDIEUSES AU QUOTIDIEN

Chaque année, les volumes de données papier et électronique doublent. Lorsque ceux-ci sont mal classés, mal nommés ou encore non indexés, la recherche d’un document se fait à tâtons.

Il arrive souvent qu’il faille en ouvrir plusieurs avant de trouver le bon. Dans certain cas, il faut tout bonnement récréer un document que l’on ne retrouve pas.

UNE RÉALITÉ À LAQUELLE SONT AUSSI CONFRONTÉES LES OFFICES NOTARIAUX

Rien qu’avec les changements de législation en matière d’immobilier, les actes sont de plus en plus volumineux et leur gestion de plus en plus complexe.

Bien souvent, il arrive que les annexes soient numérisées sans qu’elles soient nommées ou même rattachées à un dossier.

Résultat : elles se retrouvent mélangées et les retrouver revient à chercher une aiguille dans une botte de foin. Cette source de perte de temps est intimement ancrée aux tâches quotidiennes.

REPENSER LA DIGITALISATION DES DOCUMENTS POUR GAGNER EN PRODUCTIVITÉ 

La disparition des tâches sans valeur ajoutée, telle est la promesse de la digitalisation pour les notaires. En effet, le numérique offre une optimisation non négligeable des tâches quotidiennes pour l’ensemble des collaborateurs.

Pour améliorer l’efficience de l’office notariale, il est primordial d’accéder facilement aux documents :

• • La numérisation des actes et documents notariaux originaux permet de gagner du temps dans la recherche de documents, en centralisant les fonds et flux documentaires dans un outil unique de consultation et de gestion.

• • • Le « passé papier » est géré numériquement au travers d’une seule et même base documentaire, propriété absolue de l’Office et hébergée en son sein.
  • Grâce à une indexation multicritères(date et nature de l’acte, nom et 1er prénom de chaque comparant, numéro de répertoire, adresse du bien pour les ventes et RCP), les documents sont consultables plus facilement.

• Les archives sont ainsi retrouvées simplement et rapidement à l’écran des lors qu’elles sont centralisées dans le minutier électronique de l’office.