Comment optimiser la recherche de documents au sein des offices notariaux ?
Les offices notariaux doivent conserver un acte authentique pendant 75 ans. Cette durée peut même atteindre 100 ans lorsque l’acte notarié concerne une personne mineure.
Il est indispensable pour les notaires de préserver et valoriser ces actes authentiques car ils constituent leur patrimoine informationnel.
Tous les ans, les notaires établissent plus de 4 millions d’actes. Pour simplifier l’accès aux actes originaux papiers, certains offices notariaux préfèrent conserver leurs fonds documentaires dans leurs locaux.
Par conséquent les offices notariaux doivent faire face à deux grands enjeux :
- Préserver l’intégrité, la pérennité et la sécurité des leurs patrimoine informationnel
- Optimiser la recherche et la gestion des actes authentiques
Le secteur notarial a déjà fortement amorcé leur transition digitale. Plusieurs solutions existent aujourd’hui pour permettre aux notaires de répondre aux différents enjeux de leur métier.
DES RECHERCHES DE DOCUMENTS DE PLUS EN PLUS FASTIDIEUSES AU QUOTIDIEN
7h30, c’est en moyenne le temps perdu par semaine à rechercher des documents d’après l’Association Information et Management…
Chaque année, les volumes de données papiers et électroniques doublent. Lorsque ceux-ci sont mal classés, mal nommés ou encore non indexés, la recherche d’un document se fait à tâtons.
Il arrive souvent qu’il faille en ouvrir plusieurs avant de trouver le bon. Dans certain cas, il faut tout bonnement récréer un document que l’on ne retrouve pas.
UNE RÉALITÉ À LAQUELLE SONT AUSSI CONFRONTÉES LES OFFICES NOTARIAUX
Avec les changements de législation en matière d’immobilier, les actes sont de plus en plus volumineux et leur gestion de plus en plus complexe.
Bien souvent, il arrive que les annexes soient numérisées sans qu’elles soient nommées ou même rattachées à un dossier.
Résultat : les annexes se retrouvent mélangées et les retrouver revient à chercher une aiguille dans une botte de foin. Cette source de perte de temps est intimement ancrée aux tâches quotidiennes.
REPENSER LA DIGITALISATION DES DOCUMENTS POUR GAGNER EN PRODUCTIVITÉ
La disparition des tâches sans valeur ajoutée, telle est la promesse de la digitalisation pour les notaires. En effet, le numérique offre une optimisation non négligeable des tâches quotidiennes pour l’ensemble des collaborateurs.
Pour améliorer l’efficience de l’office notarial, il est primordial d’accéder facilement aux documents. Pour cela, il existe différentes solutions telles que :
- La numérisation des actes et documents notariaux originaux : gagnez du temps dans la recherche de documents, en centralisant les fonds et flux documentaires dans un outil unique de consultation et de gestion.
- Centralisation de vos flux documentaire : Le « passé papier » est géré numériquement au travers d’une seule et même base documentaire, propriété absolue de l’Office et hébergée en son sein.
- Indexation multicritère : Les documents sont consultables plus facilement en fonction de différents critères de recherches (date et nature de l’acte, nom et 1er prénom de chaque comparant, numéro de répertoire, adresse du bien pour les ventes et RCP).
- Minutier électronique : Les archives sont ainsi retrouvées simplement et rapidement à l’écran des lors qu’elles sont centralisées dans le minutier électronique de l’office.
En conclusion, la digitalisation du métier de notaire peut être un véritable levier de productivité pour ces professionnels et ce secteur.