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Success Story
CHRU de Brest, cas client Xelians, gestion des factures fournisseurs
Dématérialisation des factures fournisseurs

L’essentiel

  • Société : CHRU Brest
  • Secteur : Santé

à retenir :

  • 500 médecins
  • 5 000 fournisseurs
  • 70 000 factures sortantes par an

CHRU de Brest

Qui est le CHRU de Brest ?

Le CHRU de Brest est l’un des sept hôpitaux du GHT (Groupement Hospitalier de Territoire) Bretagne Occidentale.
Il offre des soins de proximité et de recours pour la prise en charge des patients nécessitant la mise en oeuvre de compétences et de techniques spécifiques. Le CHRU couvre un territoire comprenant une population de près de 1,2 millions d’habitants.

État des lieux

Dans le cadre de la nouvelle organisation de son service Achats et de la modernisation de ses processus de gestion de la dépense, le CHRU de Brest souhaitait optimiser la gestion du traitement de ses factures fournisseurs et répondre à ses multiples problématiques :
● Perte de temps conséquent dans le traitement des factures au quotidien ;
● Absence d’un outil permettant de traiter uniformément les différents flux de factures (papier et
numérique) ;
● Manque de visibilité sur la relation fournisseurs.

Les objectifs

Quels objectifs pour le CHRU de Brest ?

  1. Se mettre en conformité avec les exigences réglementaires sur la dématérialisation des
    factures entrantes et sortantes (Ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014) ;
  2. Améliorer le flux de traitement des factures fournisseurs et leur paiement via les échanges
    avec la trésorerie payeur (PES V2 PJ) ;
  3. Piloter et maîtriser la relation fournisseurs.

La réponse de Xelians

Xelians a déployé une solution de GED transverse, DocuWare, pour répondre au projet de
dématérialisation des factures du CHRU de Brest, associée à des fonctionnalités de LRAD et de traitement
(workflow de gestion, etc.).
Dans le cadre d’un marché d’UniHA, Xelians a accompagné le CHRU de Brest dès les ateliers fonctionnels
jusqu’à la mise en production. L’objectif était d’apporter une solution répondant aux contraintes métiers et à
l’organisation du CHRU de Brest, s’intégrant au SI existant et permettant d’améliorer la qualité et la
productivité des équipes.

Les 4 étapes clés de déploiement

  • Ateliers fonctionnels
  • Environnement de recette
  • Mise en production de la solution
  • Suivi du démarrage

Durant quatre mois des ateliers fonctionnels ont permis d’aboutir à des spécifications, tests et formations sur la solution proposée par Xelians.  L’environnement de recette a ensuite permis de valider le processus de déploiement et de configuration avant la mise en production de la solution DocuWare au sein des services du CHRU de Brest concernés. Une fois la solution déployée les équipes se sont consacrées au suivi du démarrage afin de s’assurer que l’ensemble des  paramétrages répondait aux exigences initiales du cahier des charges.

Bénéfices

Quels sont les bénéfices générés ?

Grâce à la solution de GED transverse mise en place par Xelians, les factures du CHRU de Brest
peuvent dorénavant être traitées numériquement (papier, mail, Chorus) de bout en bout.
Les équipes ont ainsi gagné en productivité, en efficacité et en traçabilité dans leur travail au
quotidien.

Et après ?

Quels sont les projets à venir du CHRU de Brest ?

  • Généralisation de la dématérialisation aux données patients, RH et aux contrats ;
  • Développement d’un module de rapprochement automatique des factures ;
  • Mise en place d’un processus de traitement spécifique aux factures travaux ;
  • Développement de la gestion du courrier entrant.

Le projet en chiffres

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6 mois

durée du projet

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50 utilisateurs

au sein du CHRU de Brest

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8 directions du CHRU impliquées

Direction Financière, DSI, Pharmacie, Achats, DRH, DAM, Direction de la Recherche

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60 intervenants

au sein du CHRU de Brest